por Erol Isaac Zabiski Duardo.
En la práctica cotidiana, mucho se intenta explicar las cosas, de forma objetiva, clara y concisa. Se dice, por parte de los psicólogos, que se debe utilizar la psicología inversa con los niños. Pues bien, en ocasiones es necesario utilizar esta técnica para expresar algunas ideas, las cuales no se tienen en cuenta hasta que se demuestra que se tiene algo de razón. Así que, trataré de exponerles algunos elementos, los cuáles no debe seguir una organización que pretende desarrollarse, que pretende evolucionar hacia una visión objetiva, con los objetivos bien definidos. Es decir, elementos que deben seguir aquellas empresas que pretenden llegar al colapso. Se necesita en ocasiones demostrar los malos ejemplos, para aprender de las “Peores Prácticas”. Estas “Peores Prácticas” nos permiten comprendes hacia donde NO debemos ir. Desde este punto de vista, tendremos el límite inferior o un espejo, en el cual no debemos reflejarnos. Pues bien, e aquí una recopilación de elementos negativos, errores en la gestión, o simplemente, procedimientos de trabajos que solo han creado dificultad en las organizaciones. Es válido destacar que en ninguno de los casos, nos hemos encontrado a una organización con todos los problemas juntos. Sería muy difícil, ya que, solamente con algunos de estos problemas, bastaría para que desapareciera una organización, porque su funcionamiento sería tan malo, que no podría ni intentar sobreponerse a esto.
Enfocaremos el análisis a partir de algunos elementos de procesos, los cuales pueden existir en todas la empresas, independientemente de su misión, sector o país.
2. El recurso más Importante. ¿satisfecho?
Según se ha planteado por muchos especialistas, los Recursos Humanos con que cuenta la Instalación, es el recurso más importante de la Empresa. Este recurso, el cual no se puede cuantificar (Capital Intangible), define el resultado excelente, bueno, malo o desastroso, de la gestión de cualquier organización. Mucho se ha hablado al respecto, pero lo más importante es mantener al Personal Estimulado, o lo que es lo mismo, que se encuentre satisfecho. No se debe enfocar solamente la satisfacción del punto de vista material, este, aunque muy importante, no debe convertirse en la única forma de estimulación. Existen otras variantes, que si se enfocan bien, se estudian y se llevan a la práctica con el apoyo de todos, revierte la situación de forma integral. Los ejemplos vistos por algunos empresarios así lo demuestran.
Ahora, ¿qué sucede cuando este recurso no está satisfecho? Pues bien, el resultado es fatal. Uno de los elementos que siempre está presente en una organización que marcha mal, es que presenta una insatisfacción total de los recurso humano. Sabemos que una luminaria no tiene sentimientos, y mucho menos una dignidad que mantener. Imagínense esta situación. Entonces, debemos garantizar un ambiente de trabajo saludable, sin indisciplinas, con ausencia total de enfrentamientos entre los jefes y los empleados. Un trabajador es más eficiente, cuando todos sus problemas los deja fuera de la oficina o puesto de trabajo. Si en ese lugar existen problemas con la direccion, si el Gerente o director esta muy alejado del significado de la Palabra Liderazgo, entonces los problemas afloran en el día.
Desacredite las nuevas ideas antes de comprobar su resultado, tome las decisiones sin tener en cuenta lo que piensen sus trabajadores y no explique bien el contenido de trabajo de cada empleado, y no demorará en lograr un colapso en la organización. Estos elementos son compatibles para cualquier parte de la organización, cualquier Departamento y cualquier función dentro de la Empresa que tenga a un colectivo de empleados trabajando, supuestamente en equipo. Un ejemplo que podemos incorporar a nuestro trabajo diario, es el de un Directivo, que decidió cambiar su estilo de trabajo hacia el liderazgo, solo por el hecho de mejorar las funciones de su organización. Se comenzó con la redefinición de los contenidos de trabajo de cada empleado. Se mostró, explicó y conversó sobre la Misión y Visión de la Empresa, definiendo cuales son los objetivos de la empresa y viendo qué responsabilidad tenia cada empleado dentro de las funciones de la organización, y sobre todo, cuanto de su esfuerzo o no implica una mala imagen de la organización hacia el cliente final. Esto provocó un cambio total dentro de la Empresa y sobre todo, mejoró las relaciones entre los empleados.
Otro elemento que incide negativamente, está determinado por el hecho de no compartir el conocimiento. En una oportunidad escuché a alguien decir que, (Prof. Mario Héctor Vogel) “Compartir el conocimiento es una acción de seres inteligentes, que han comprobado que el conocimiento es un bien que crece a medida que se lo comparte” Esta sola frase encierra muchos significados entre líneas. Ahora, ¿qué difícil suele ser, compartir el conocimiento dentro de una misma empresa? Esto, por supuesto que no es una actitud innata en los humanos, esta sustentada en la competencia interna. O sea, el enemigo nuestro no es el hecho de NO compartir el conocimiento, si no que NO exista competencia en la Organización. El asunto aquí es un poco contradictorio. Si no existiera competencia, no se tratara de ser excelente, pero con el conocimiento se debe hacer una excepción. Si alguien conoce un tema, lo domina, y es capaz de explicarle el asunto a una serie de compañeros, entonces estaremos fomentando el conocimiento. Esto no quiere decir que el que impartió el seminario éste perdiendo competencias laborales, al contrario, estará ganando cualidades. O sea, el nivel de conocimiento de uno y otros empleados, solo redundará en hacer las cosas de una forma u otra, pero si alguna de ellas es la que mejores resultados da, entonces es esta la que debemos fomentar, y como es lógico, esta es la que garantizará un mejor desempeño de la organización, que permitirá una evolución en le mercado con la consecuente solvencia financiera. Haga todo lo contrario, y verá cómo se cumple en sentido inverso.
3. El Capitán, siempre con el Barco.
Con la idea de los capitanes, que se inmolan cuando el barco tiene un problema, así se debe sentir un Gerente o Líder al mando de una Organización. Según la responsabilidad de la Direccion, expuesta por las normas ISO de la serie 9000, relacionada con la Gestión de la Calidad, la dirección es la responsable de brindarle a todos los trabajadores, los recursos necesarios para la ejecución de su trabajo de forma correcta, o sea, según lo que está establecido en los procedimientos. Esta responsabilidad de garantizar los recursos, no es la única función que debe o tiene en sí un Líder o Gerente. La palabra Gerente, significa “Persona que lleva la gestión administrativa de una empresa o institución”, ahora, la palabra gestión significa “Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera”.
Como se puede observar, estas diligencias están sustentadas en la Planificación, Organización, y Control de las acciones que son necesarias para lograr “que un negocio de los resultados esperado”. Ahora, ¿cuáles son los resultados deseados? No son otros que los planificados, según las estrategias que la organización se ha propuesto en su misión y visión empresarial. De aquí podemos obtener la primera conclusión. El Gerente de una organización cualquiera, es el responsable del éxito de una gestión, tanto o más que de un fracaso gerencial. Pero, ¿aquí llega el papel de un Gerente? Por supuesto que no.
En la actualidad de está manejado mucho el concepto de Líder, para nombrar al máximo responsable de las actividades de una empresa. De igual forma, la palabra Líder significa “Persona a la que un grupo sigue reconociéndola como jefe u orientadora.” Aquí la palabra que hay que seguir es precisamente lo referente a “…un grupo sigue reconociéndola…”. Pues este es el sentido real del Líder. Las personas que conforman la Organizaron deben de seguir a un Líder. A los Jefes, Directores o Gerentes, puede que los sigan o no, puede que lo reconozcan o no, pero a los líderes se les llama así, precisamente porque todos los siguen, y a partir de aquí los reconocen como Jefes o Gerentes, pero en efecto, primero se convirtió el Líder. El Liderazgo no se estudia, solo se aprende en la práctica de las acciones diarias. Muchos ejemplos de liderazgo existen. Pero lo principal es que los compañeros, o grupo de personas que forman el equipo de trabajo se sientan reconocidos, estimulados. Pues bien, aquí tenernos el segundo gran problema de las organizaciones. Siga siendo un Gerente, Jefe o Director, y verá cómo llegará a ningún lugar. Intente ser un Líder, o en su defecto, coloque a alguien que sí lo sea, y verá cómo las cosas cambian. Claro, puede también decidir convertirse en un líder, pero tendrá que trabajar mucho para lograrlo.
Según algunos autores, y la propia experiencia adquirida, el Líder debe:
-Comprender y Motivar a las Personas (equipo de trabajo). Tenga en cuenta que el equipo puede ser la totalidad de los empleados.
-Decir siempre la verdad, por muy duro que sea, pero sin faltar a la integridad de la persona receptora.
-Ser muy justo en las decisiones. Aquí se concentra el problema más difícil de todos. No es fácil ser siempre un líder justo.
-Salir de la oficina. Esta frase implica, que el líder debe estar al pie del trabajo que se está ejecutando. Solo así el resto del equipo creerá en usted.
-Consultar con la mayoría, las decisiones que afecten a la mayoría. Muchos se han preguntado el por qué del fracaso de las estrategias. Pues bien, ya se conoce que la causa está en no incluir a todo el personal en el diseño de la misma.
-Ser un excelente comunicador. Es necesario saber cómo comunicar las decisiones tomadas, y sobre todo, tratando de no afectar a nadie.
Según estos elementos expuesto, no es nada sencillo la tarea de ser un verdadero Líder, solo pienso una cosa, inténtelo, que de seguro se puede logar. Ahora, si desea llevar a su organización al colapso, siga siendo un Jefe o un simple gerente administrativo, le garantizo un verdadero fracaso.
4. El efecto Dinosaurio.
Hace unos veinte (20) años aproximadamente, las empresas “morían” por convertirse en grandes conglomerados de pequeñas y medianas organizaciones, las cuales aumentaban el poder monetario del accionista de las mismas. Estas grandes empresas, generaban una inmensa cantidad de relaciones comerciales entre las unidades de negocios de ellas y el resto de la sociedad empresarial, ya sean clientes o suministradores. En la actualidad, esto ya no se maneja así. Existen muchas teorías sobre la desaparición de los Dinosaurios prehistóricos, los cuales dominaron la tierra durante algo menos de 165 millones de años. Pero algo en los que todos los expertos están de acuerdo, es el bajo nivel de adaptabilidad de los dinosaurios a los cambios que existieron durante este presido. Si no te adaptas al cambio, pues vas directo al fracaso. Pues bien, algún empresario comparó su empresa con un dinosaurio y pensó que se le estaba haciendo difícil el cambio para adaptarse a la evolución empresarial, que dicho sea de paso, está cambiando a una velocidad increíble.
Todos los cambios actuales, depende de una movilidad y un nivel de adaptabilidad tan grande, que no es posible la centralización de poderes en una persona o grupo de ellas. Es necesario que se piense en la movilidad que es necesaria tener en la situación globalizada actual. Procedimientos sumamente engorrosos y altamente confusos, son un espejo de este proceder. Si existiera un nivel de toma de decisiones, en función de la responsabilidad de cada uno de los líderes de equipos, entonces esta toma de decisiones encaminara la organización hacia un cambio organizacional, cada vez que sea exigido por el mercado, las características de los clientes o la competencia. Cada unidad de negocio, dentro de la organización, tiene un líder, y ese líder es el encargo de tomar las decisiones que le estimen convenientes. Claro, para esto, se debe tener resuelto una serie de elementos, que han sido vistos en el resto de los tópicos. Si no se es líder, si las personas no están estimuladas, si las decisiones no se toman pensando en la mayoría y si la dirección de la organización es centralizada, pues nada de esto se podrá realizar. Sería solamente una utopía más.
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Según la Figura 1, las empresas comenzaron a fragmentar su estructura, y a trasladar algunas unidades de negocio que no forman parte de su objetivo fundamental, hacia pequeñas empresas, que brindan un servicio especifico a la empresa pequeña que preserva la misma misión y visión que anteriormente tenia.
Esta técnica, que no es nueva ni nada por el estilo, permitió, que unidades de negocios no rentables, comenzaran ha serlo, y lo más importante, no influenciaban negativamente en el resultado de la empresa que realmente estaba produciendo bienes y/o servicios, con el fin de generar ingresos. A partir de aquí, estas pequeñas empresas fragmentadas, tenían que comercializar sus productos, claro, que tenían la posibilidad de hacerlo con la empresa original, o con otras empresas que estén dispuestas a contratar este servicio. Esta variante, está dando muy buenos resultados. Ahora, ¿Por qué existen enemigos de este tipo de organización? La respuesta esta en la Centralización que en ocasiones se pretende mantener. Pero algo es lógico, como los dinosaurios, estas empresas están ya en “periodo de extinción”.
5. Hablar sin trasmitir nada. Un ejemplo clásico: Las Reuniones.
“Es necesario convocar a una reunión para analizar si la reunión que acabamos de realizar cumplió los objetivos planteados” Este planteamiento sale de la realidad empresarial y comienza a transitar caminos oscuros dentro de las relaciones interpersonales dentro de una organización. Nadie es capaz de imaginar el costo de una reunión. Siempre ha existido el mito de que las reuniones son necesarias. En realidad lo son, pero solo aquellas que se planifican bien. Las reuniones que no son objetivas, no trasmiten un valor agregado a los interlocutores, y que al final, no se obtiene un resultado palpable, lógico y duradero, es cómo si aráramos en el mar.
Si le preocupan las reuniones ineficaces, responda las siguientes preguntas:
1. ¿Dedica más del 30% de su tiempo en reuniones?
2. ¿Por lo general las reuniones se realizan antes de resolver los problemas del cliente?
3. ¿Su primera reacción ante un problema es convocar a una reunión?
4. ¿Su familia, amigos o colegas, comentan algunas vez que lo único que usted hace es asistir a reuniones?
Si la respuesta a estas preguntas es “si”, entonces comience a intentar cambiar. Usted se ha convertido en un adicto a las reuniones. Hay que tener en cuenta que el papel de un Líder, Gerente Administrativo o Jefe, es la de guiar al equipo de trabajo, pero con acciones diarias, no con la constante presencia en una reunión. El exceso de reuniones, implica una mala Gestión de la Organización, lo cual llevará a su empresa al fracaso. Piénselo y elimine la reunión de hoy por la tarde, respondiendo las siguientes preguntas:
¿Esta reunión tiene un objetivo específico?
¿Limité la participación a las personas que harán aportes?
¿Todos saben que es necesario celebrar la reunión?
¿Todos están preparados para la reunión?
¿Fijé un límite de tiempo para la reunión?
Si la respuesta es “si”, usted está en el camino correcto.
6. . El cliente. Razón de ser.
¿Su empresa tiene creada una Carpeta de Clientes? ¿Tiene identificado el mercado potencial? ¿Tiene una estrategia encaminada a dar respuesta a la necesidad de sus clientes? Si la respuesta a estas preguntas es “NO”, entonces encontramos otro ejemplo de fracaso empresarial. Si no satisfacemos las necesidades (o caprichos) de los clientes, nunca podremos salir hacia delante.
No creo que sea un descubrimiento para nadie, que el cliente sea la razón de ser de cualquier organización. Sin embargo, hemos encontrados varias empresas que tienen un NO, como respuesta a las preguntas realizadas. La Carpeta de Clientes, permite identificar las características de ellos, permite garantizar que sus sugerencias, inconformidades y solicitudes, sean atendidas en un tiempo mínimo, lo cual garantice el servicio de “Alta Calidad” que siempre se pregona en los Anuncios Publicitarios.
En el caso de la identificación de los sectores de mercado, el asunto es mucho más grave. Si no sabemos cuales pueden ser los clientes potenciales, no podremos llevar hacia delante una estrategia comercial que garantice el éxito del producto. Estos errores no pueden cometerse bajo ningún concepto. Pero no solo es necesario tener, si no que es imprescindible actualizarlo constantemente. He aquí el principal problema encontrado. El mercado cambia con la misma rapidez que avanza la sociedad, la economía y la vida diaria. Por tanto, no nos podemos dar el lujo de dormirnos en los laureles.
7. “La competencia”. Responsable de la mejora continua
“La cruel e implacable competencia” Esta frase marcó las relaciones comerciales por algún tiempo. Pero de no haber sido por ella, no se habría logrado el nivel de desarrollo que tenemos en la actualidad. No la subestime (a la competencia), ella es muy necesaria. Es como la fricción, un mal necesario.
Si la competencia no existiera, las organizaciones no se preocuparían por ser mejores cada día. No existieran las estrategias financieras que aumenten los ingresos y mucho menos, la calidad de los productos que hoy en día se ofertan en el mercado. Sencillamente, sin la competencia, no existiera su organización.
Dentro de los elementos que más han influenciado en las crisis de las organizaciones, está la poca atención que se le prestó (en algún momento) a la competencia. En la mayoría de los casos, se pensó que no había competencia en la rama a la cual se dedicaba la organización. Pero siempre aparece alguien. En realidad, es un sector de mercado donde la competencia sea nula o sea poca, muchos empresarios apuestan por incorporarse, con una estrategia ofensiva que es capaz de desplazar al único productor que hasta ese momento estaba en el mercado. Estas estrategias incluyen incorporarse al mercado, buscando ser una sorpresa para aquellas empresas que se sienten seguras en lo que realizan. Esto ha creado consecuencias nefastas.
El consejo, muy sencillo, si no tiene competencia, búsquela o créela. Seguramente será muy beneficiosa para su organización. Siga a la competencia paso a paso, y porque no, coopere con ella, si ella se fortalece y usted es líder en su rama, este fortalecimiento, lejos de perjudicarlo, le favorecerá. De esta forma están actuando las empresas que desean prevalecer en el mercado, las que no, piensan que son las únicas en el mercado y en un periodo a largo plazo, perecerán.
Todas ncaminadas a que no se cometan los mismos errores que han cometido aquellas estas acciones, concejos y enfoques en el trabajo de las organizaciones, están e empresas que han fracaso. Si durante la lectura de este trabajo, se ve reflejado en alguna de ellas, pues bien, comience a actuar para curar su organización. Estos elementos resumen algunos de los síntomas de una “Organización Enferma” Muy cerca de mí, puedo reconocer una, y lo más triste es pensar que no se tiene nada.
Erol Isaac Zabiski Duardo.
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