Hablemos del organigrama, un esquema de estructura que refleja la estrategia de la empresa para enfrentarse a los retos del mercado. Cada tipo de planteamiento empresarial tiene su reflejo en diferentes tipos de organigrama. Podríamos definirlo como la columna vertebral de la compañía, pero con un matiz: para sobrevivir a los cambios del entorno, la estrategia y por lo tanto la organización deben ser flexibles y adaptarse.
1º- Organigrama de una nueva empresa
Como emprendedor, cuando inicies tu negocio, es probable que no le hayas dado mucha importancia al hecho de dibujar el esquema organizativo de tu empresa, salvo que hayas hecho un plan de empresa formal. Es más, muchos proyectos son unipersonales, por lo que parecería absurdo hacer un organigrama así:
Sin embargo, aunque solo haya una persona en la empresa, sus funciones son múltiples, y lejos de ser tan absurdo, el organigrama es una forma de poner claramente sobre el papel cuales son las funciones importantes y como queremos organizarnos. Si no se reflexiona sobre esas materias, hay mucha probabilidad que las acciones que tomemos sean puras reacciones a los eventos que ocurren en el entorno, y no decisiones orientadas hacia una estrategia.
Cuando la nueva empresa tiene más de un único emprendedor, sean socios o sean empleados, entonces es imprescindible definir las tareas de cada uno. Obviamente, no estamos hablando de crear departamentos aislados y totalmente independientes (la flexibilidad es necesaria), pero cada uno tiene que ser responsable de sus funciones, y los demás lo tienen que tener claro. Por ejemplo, uno de los socios puede ser el responsable comercial (por su perfil y experiencia), mientras el otro se encarga de la gestión y de las compras, al mismo tiempo que un empleado atiende a los clientes y otro hace las labores administrativas. En este caso, el organigrama podría ser algo así:
Insisto sobre el hecho de que el organigrama tiene que ser una visualización de las responsabilidades de cada uno, no una forma de crear barreras burocráticas como por desgracia sucede en las grandes empresas. En este ejemplo, nada impide que Paquito atienda a un cliente o que Menganita le pida ayuda a Pepita. Tampoco imposibilita que Fulanito pueda realizar compras o Menganita cerrar una venta. Para ser flexible, una empresa necesita que cada uno sepa hacer la tarea del otro.
2º- Tipos de organigramas
Como ya hemos dicho, el organigrama refleja la estrategia de la empresa. Voy a poner diferentes ejemplos que ilustran esta afirmación.
Organización centralizada
Es uno de los formatos más habituales, con una estructura muy jerárquica, en forma de pirámide. Se podría representar así:
El inconveniente de este tipo de organización es que puede haber cierta desconexión entre las funciones centrales de la empresa (finanzas, informática, recursos humanos) y las necesidades del negocio (especialmente la parte comercial).
Organización por división (descentralizada)
En el polo opuesto, nos encontramos con las empresas que deciden organizarse por unidad de negocio (business unit en inglés). En caso de que el concepto se lleve hasta su máxima expresión, nos encontraríamos con un organigrama de este tipo:
En este caso, el riesgo es que se pierda efectividad por las duplicidades entre las divisiones en algunas funciones de soporte, a la vez que puede haber incoherencias en las estrategias (incluso una competencia entre divisiones que puede ser positiva o al contrario perjudicar los beneficios del conjunto).
Organización matricial (intermedia)
Para tener las ventajas de ambos esquema, muchas empresas buscan una organización mixta, con un peso importante de las unidades de negocio, pero al mismo tiempo se conserva una organización central para dar soporte al conjunto. Se podría representar así:
Las direcciones de recursos humanos, informática, logística o finanzas dan servicio al conjunto de las unidades de negocio, que sin embargo forman unas entidades coherentes dependiendo directamente de la dirección general.
3º- Formatos de organigramas
Por funciones
Para presentar un esquema de organización de la empresa, en muchos casos no son necesarios los nombres de los encargados de los departamentos. Se mencionan las grandes funciones de la compañía y sus relaciones jerárquicas y funcionales.
Nominativos
En un esquema nominativo, se indican los nombres y apellidos de cada una de las personas que ocupan un puesto de trabajo en la empresa. Estos organigramas pueden llegar hasta el nivel de directivos y jefes de servicio, o incluir a toda la plantilla (algo a veces complicado visto el tamaño de las empresas).
Con descripción de puesto
Para entender mejor la organización, a veces se detallan las funciones con el resumen de la descripción de puesto de las personas encargadas. Es especialmente importante en organizaciones grandes, donde un departamento de decenas de personas puede estar encargado de una sola función, y por lo tanto para entender su funcionamiento hay que bajar en el nivel de detalle.
Con datos estadísticos
Otra cosa que puede interesar es incluir algunos datos estadísticos para que la lectura del documento permita entender mejor la magnitud de las responsabilidades. Datos como el número de personas a cargo, el importe de ventas o de compras, el valor total del crédito gestionado, y otras variables numéricas a menudo se integran en este tipo de formato.
4º- El organigrama vive
Ya lo dijo Darwin: no sobreviven los más fuertes, sino los que mejor se adaptan a los cambios. En el caso de las empresas pasa algo similar. Cuando trabajas durante un tiempo suficiente en alguna organización grande, te darás cuenta que desde la dirección no paran de modificar los modelos de estructura para buscar la forma más eficiente de funcionar.
Se crean y eliminan direcciones, departamentos, incluso estructuras jurídicas, en unas maniobras que a veces, para el empleado equis son absurdas y contraproducentes (y a veces lo son). No es raro que se ponga en marcha una organización, a los pocos años se cambie drásticamente, para finalmente volver a un formato muy similar al original. Pero es que el mundo cambia, las tecnologías también, y un organismo que no se mueve se muere.
El reflejo de eso es que los organigramas no paran de cambiar. El mero hecho de que se vaya una persona de la empresa puede provocar una modificación de la organización, ya que las competencias de los trabajadores no siempre son equivalentes.
5º- Herramientas para hacer organigramas
Para terminar nuestro repaso sobre el tema, nos ha parecido importante dejarte algunos útiles que puedes usar para elaborar tu propio esquema organizativo.
Herramientas de Office
Como la mayoría de los ordenadores vienen equipados con el Pack Office de Microsoft, quizás lo más sencillo es usar alguna de las herramientas a nuestra disposición.
PowerPoint
La herramienta para presentaciones de Microsoft es bastante sencilla de utilizar. Con cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles en los autoformas, se puede hacer un organigrama rápidamente, y personalizar colores y formas.
Publisher
Es muy parecido al uso de PowerPoint, pero está especialmente pensado para diseñar documentos, por lo que suele ser una herramienta más precisa.
Herramientas online (gratuitas)
Creately
Una herramienta gratuita que te permite crear diagramas sin necesidad de registrarse. Accedes a un escritorio parecido al que tendrías instalado en tu PC y puedes arrastar formas, conectarlas, escribir, y todo lo necesario para crear tu documento.
Cogmap
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