Cómo resolver problemas administrativos en las PyMEs familiares?

Karina Hernández Barrera
En México, uno de los principales soportes de la economía está conformado por las microempresas, que frecuentemente son administradas por familiares y amigos, sobre quienes descansan grandes responsabilidades. Si bien, estos negocios contribuyen a unir esfuerzos para generar riqueza, debido a los nexos que existen entre sus miembros, suelen generarse problemas difíciles de resolver.
Por ello, si diriges o formas parte de una empresa familiar, a continuación te presentamos las situaciones de conflicto más habituales en las PyMEs, así como algunas sugerencias, para ayudarte a resolverlas de la mejor forma.
1. Centralización del poder
Esto sucede cuando hay demasiada responsabilidad y autoridad sobre una sola persona, provocando que el negocio se convierta en un organismo incapaz de actuar por sí mismo.
Para evitar este problema es recomendable aprender a delegar, lo cual no implica solamente dejar que otros actúen según su parecer individual. Para delegar efectivamente es necesario conocer a la gente, su capacidad, responsabilidad y, en general, sus fortalezas y debilidades.
Esto es un proceso que inicia por encomendar tareas que progresivamente irán adquiriendo mayor dificultad. Al principio se requiere una supervisión estrecha, que irá aligerándose con el tiempo, hasta ser innecesaria.
2. Organización
El exceso de puestos o la falta de definición al crearlos dan origen a una mala organización, que genera confusión de autoridad y labores, falta de cooperación, etc.
Estas situaciones afectan la productividad al disminuir la eficiencia ya que no es fácil detectarlas.
Delinear cada puesto y sus responsabilidades, especificando qué se espera de cada persona es vital para no lidiar con estos inconvenientes.
Igualmente, deben pedirse cuentas con regularidad, aún cuando se trata de familiares: “cuentas claras, amistades duraderas”.
Establecer juntas de información y pedir reportes frecuentes de las actividades puede ayudar a localizar casos de parasitismo que existen en la empresa.
3. Nepotismo y manipulación
Nepotismo significa abuso del poder en favor de parientes y amigos.
En una empresa familiar dicha actitud resulta nociva ya que tiende a producir ineficiencia y despilfarro de recursos; entonces el negocio se debilita.
Si el problema ya existe, es recomendable:
- Reasignar labores. Se puede reubicar a la persona en actividades más sencillas, explicando el por qué del cambio para evitar sentimientos de menosprecio.
- Exigir capacidad y destreza al trabajador. Esto implica firmeza de la autoridad a cargo, para evitar el chantaje o las acciones guiadas por sentimentalismos, así como estar dispuesto a prescindir de quines no cumplan tales requisitos.
- Demandar experiencia. Esto implica involucrar a los familiares hasta que hayan desarrollado la capacidad y el sentido de responsabilidad que exige la empresa, sin “motivos” que les permitan un desempeño mediocre.
En toda organización hay gente que aprovecha sus habilidades, posición o relaciones, para manipular a las personas. Por los vínculos afectivos o sanguíneos, esto se potencia en el caso de las empresas familiares.
Para evitar esta situación es importante que todos conozcan sus obligaciones y derechos, y que se definan claramente sus respectivos límites de autoridad.
4. Tensiones en la brecha generacional
La brecha entre generaciones surge cuando los jóvenes intentan experimentar nuevos enfoques, lo cual genera cierta resistencia entre quienes tienen una manera de hacer las cosas, probada y establecida.
Los riesgos más altos se pueden alcanzar cuando la negativa al cambio es muy grande e intolerante, porque entre mayor es esa resistencia, más rebeldía produce en quien tiene que someterse, hasta generar total anarquía.
Para atacar las diferencias generacionales existen cuatro reglas básicas:
a) Establecer claramente en quién reside la autoridad, cómo se ejerce y sobre qué políticas se basa.
b) Abrirse al diálogo, inducir confianza, aprender a escuchar (aunque los planteamientos no concuerden con las ideas propias) y analizar las nuevas ideas que se proponen.
c) Aclarar que la última palabra en cuanto a la aplicación de las innovaciones residirá en quien representa la mayor autoridad, sin importar quién propone la idea, qué tan razonable parece, o cuanto podría aportar a la empresa.
Autora Karina Hernández Barrera
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