DELEGAR: UN MODELO PARA CREAR EQUIPOS DE ALTO RENDIMIENTO

Delegar con eficacia genera innumerables ventajas en la organización, es una habilidad imprescindible para ejercer una dirección eficaz y obtener de nuestros equipos el resultado esperado.

A continuación se presentan seis pasos prácticos para potenciar el compromiso e involucramiento del personal en beneficio de las organizaciones, siendo esto la mejor forma para mejorar el rendimiento en el trabajo y la fidelidad de los empleados.

Paso 1: Prepárese con antelación

-Antes de delegar usted debe tener bien clara la tarea
-Que espera exactamente
-Como debe ser el resultado final
-Estar preparado antes de reunirse con su gente le hará sentirse mas seguro


Paso 2: Defina clara y explícitamente cada tarea

-Sea explicito
-Pida que lo repitan para garantizar que han comprendido lo que se espera de ellos
-Asegúrese que la persona ha entendido exactamente lo que usted le pidió
-Si es necesario repita varias veces la explicación de la tarea a realizar
-Este paso quedara concluido hasta que no exista ninguna duda de la persona que realizara la tarea


Paso 3: Establezca con claridad los plazos en los que se debe finalizar cada tarea

-Establezca desde el principio la fecha en la que la tarea debe estar concluida
-Asegúrese que la carga de trabajo de la persona que recibe la tarea le permitirá concluirla cuando usted la requiere
-Obtenga el compromiso de la persona que recibe la tarea de que esta se concluirá en tiempo
-Establezca tiempos realistas
-Ofrezca el soporte requerido si los plazos están demasiado apretados


Paso 4: Determine el nivel de autoridad en relación con la tarea

-Hacer recomendaciones: Analiza alternativas y propone la mejor opción. -Emplear este nivel cuando desea recibir impresiones antes de tomar la decisión.
-Informar y poner en marcha: Analizar y escoger la mejor forma de actuar; informarme a mi de porque es la mejor, poner en marcha la opción escogida. Emplear este nivel cuando quiera que alguien le informe antes de emprender ninguna acción, para que pueda interceptar problemas potenciales.
-Actuar: Autoridad plena para actuar en relacion con la tarea o e proyecto. Emplear este nivel cuando tenga confianza en las capacidades de la persona y los riesgos son bajos.


Conocimiento y experiencia del empleado

Paso 5: Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario.

-Programar estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas mas esporádicas a medida que la tarea este bajo control.
-Revise avances desde el principio para asegurar que la reunión terminara en tiempo
-Reuniones periódicas le ayudan a saber si la persona que esta realizando la tarea tiene pleno conocimiento de la misma o se requieren explicaciones adicionales
-Este tipo de reuniones generan confianza en la persona que esta haciendo la tarea
-Se mantiene en control los tiempos de terminación de la tarea


Paso 6: Convocar una sesión de revisión para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido

-Este tipo de sesiones establece un proceso de mejora continua
-Se fortalece el proceso de aprendizaje el la organización
-Se fortalecen los procesos
Se genera sentido de pertenencia en la gente


En resumen lo que un empleado debe tener bien claro al recibir una tarea es:

-Resultados esperados al concluir la tarea
-Plazo para su finalización
-Nivel de autoridad
-Controles de evaluación

Si estos cuatro puntos son bien definidos desde el principio, se tienen grandes posibilidades de concluir con éxito la tarea.


Beneficios de delegar

-Mayor disponibilidad de tiempo para el que delega
-Le ayuda a concentrarse en lo mas importante
-Permite que los equipos desarrollen sus capacidades y confianza
-Facilita su actuación como “coach” y consejero de sus equipos
-Crea oportunidades para manifestar el reconocimiento del trabajo en equipo
-Permite documentar claramente el trabajo mal realizado
-Asegura resultados exitosos y de calidad