Cuando los economistas hablan de productividad tienen en cuenta una serie de factores, entre ellos el tiempo utilizado para generar una unidad de un bien o servicio. La verdad, la jornada laboral –ocho horas diarias- pueden resultar suficientes para cumplir con una serie de metas y objetivos, pero generalmente se escucha la consabida frase: “se acabó el día y no se hizo nada”.
Mucho tiempo se pierde en la revisión de mensajes, chateo, saludadera de quienes llegan tarde, falta de organización, reuniones infructuosas, reprocesos por falta de claridad en la comunicación, interrupciones innecesarias de compañeros y largas e insustanciales llamadas telefónicas.
Como consecuencia el trabajo se acumula, las jornadas laborales se alargan y llega el estrés. –Hay mucho trabajo- se argumenta y se culpa a la empresa, a la falta de recursos y, quizás, a que se requiere más personal. Pero en muchas empresas, hay gente que sobra y que sí se aplicara una buena planeación y organización, sobraría tiempo. ¿Cómo maximizar el tiempo, el recurso más valioso y escaso? Tenga en cuenta lo siguiente:
1. Planee las actividades. Antes de irse por la tarde para la casa tenga clara la agenda del día siguiente y priorice actividades. De esta forma, cuando llegue a la oficina no tiene la incertidumbre de por dónde empezar. El día ordenado empieza rindiendo y los resultados se verán al finalizar la tarde.
2. Reuniones productivas. La reunionitis es uno de los grandes males de las organizaciones actuales. Pero lo peor es que muchas veces se llega sin una agenda previamente establecida, quienes llegan tarde interrumpen y piden explicaciones, se abordan otro tipo de temáticas y se contesta el celular y se chatea. Las reuniones efectivas deben tener un tiempo previsto y no deberían durar más de 45 minutos máximo.
3. No se disperse. Cuando emprenda una tarea trate de terminarla. No trate de hacer dos ni tres al mismo tiempo. Está demostrado que el multitask no es eficiente y que si bien, en ocasiones, hay que atender varios frentes, lo más aconsejable es ir despejando uno por uno.
4. La perdición de las redes. Las redes sociales deben ser una herramienta, un instrumento al servicio de la persona y de la organización. Pero en la era moderna, los correos invaden el espacio de ejecutivos y de la mayoría de personal de oficina. Revise el correo por la mañana y responda lo que realmente valga la pena y, si desea, revíselo porque pueden llegar cosas de interés. Pero no se deje absorber.
5. Evite charlas infructuosas. Es común que en las organizaciones se formen corrillos y se realicen con frecuencia sesiones de esparcimiento. No faltara quien permanentemente interrumpe y pone charlas insustanciales. Por cortesía atiéndalo, pero sutilmente, muéstrele que usted está muy ocupado.
Ese tiempo que usted aprovechó eficientemente, lo podrá utilizar para ir al cine, disfrutarlo con la familia, ir al gimnasio o desarrollar otro tipo de actividades mucho más productivo. Tenga en cuenta: hay que evitar dejarse enrolar en conversaciones triviales que se convierten en “robatiempos”.
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