por Diego Bocanegra
El archivo empresarial muchas veces se convierte en el dolor de cabeza para una PYME: hay muchos documentos de diversos tipos, formatos y contenidos que requieren ser almacenados para posterior uso; bien sea para apoyar las operaciones de los negocios actuales o como fuente de información y aprendizaje para futuros negocios, además hay documentos que se consultan más que otros y tristemente el espacio para su almacenamiento es inexistente o inadecuado.
Muchas PYME que se enfrentan a este problema, dejan a criterio de sus empleados la decisión sobre el lugar y documentos que deben ser almacenados en cada departamento o unidad, son ellos además quienes definen el tiempo que los documentos deben permanecer archivados y los organizan según su propio criterio… ¡Grave error!
No porque los empleados no tengan el criterio para establecer cómo y qué documentos se deben almacenar, seguramente nadie mejor que ellos sabe con certeza qué tipo de documentos o información es mejor conservar para soportar sus actividades diarias; sin embargo, la empresa está pasando por alto y perdiendo información que puede ser de utilidad en otras unidades de negocio y está cediendo a sus empleados el control del acceso a información que puede ser sensible o confidencial para la organización.
Aunque ninguna PYME es igual a otra es importante llevar acabo un análisis crítico y honesto que permita decidir si requiere gestionar su archivo de manera de manera profesional, o si por el contrario se puede ser menos riguroso. Todo dependerá del volumen de documentos que cada empresa genere, del tipo de actividad que desempeñe y del tipo de procedimientos internos establecidos.
Si posterior a la autoevaluación la decisión es contratar un servicio de conservación de documentos,recuerde que lo más importante es contratar una empresa confiable que se ajuste a las necesidades de su negocio; que esté en capacidad asesorarle y de aconsejarle sin imponer restricciones o condiciones que interrumpan la productividad y las actividades normales de su empresa.
Recuerde que el archivo es suyo y solamente usted sabe que es lo mejor y lo necesario para que su PYME produzca los resultados necesarios y cualquier empresa que le ofrezca este tipo de servicio debe estar en capacidad de adaptarse de la manera más eficiente al flujo de trabajo normal de su negocio.
Ademas, nunca nos olvidemos que no encontrar en tiempo y forma una documentacion sensible puede ser muy costoso para su Empresa ya sea por no poder cumplir con una obligacion formal (fiscal, judicial, etc) o bien por no tener el respaldo para tomar la mejor decision de negocio !.
Autor Diego Bocanegra
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