¿Cada cuánto tiempo fijar una reunión de seguimiento?

Las reuniones son uno de los ‘ladrones del tiempo’ por antonomasia, pero no podemos prescindir de ellas, sobre todo cuando se han de poner un trabajo en común y discutir los avances entre las partes implicadas. A pesar de ello lo que sí está en nuestra mano es la forma en la que hacemos uso de ellas y lo que hoy nos toca, fijar una periodicidad adecuada para que sea provechosa y al mismo tiempo no nos quite un precioso tiempo que podemos emplear a avanzar en las tareas, máxime si contamos con calendarios ajustados, como casi siempre ocurre.

Para ello, es fundamental planificar el correcto, teniendo en cuenta que para un correcto seguimiento hay que salvar los siguientes puntos:

- No fijar una reunión cuando no se ha terminado de abordar un aspecto parcial o una fase del proyecto

- Evitarla también si no hay conclusiones materiales o avances significativos que mostrar

- Utilizar el tiempo justo para abordar el objetivo, evitando otro tipo de dilaciones, teniendo muy presente que a todos los asistentes se les priva de ese intervalo de tiempo para poder alcanzar otros avances

- No abandonar la reunión con aspectos poco claros o que den lugar a segundas interpretaciones, para así evitar que se consuma tiempo en acciones que no vayan en la línea acordada por no tener claro el objetivo

El seguimiento de estos consejos, aumentará el valor de nuestro tiempo al permitirnos ser mucho más eficaces, puesto que la base de ello es el aprovechamiento del tiempo para las tareas más importantes. Evitando primar lo que nos gustaría o los aspectos secundarios, sobre lo que es fundamental. Solo de esta manera lograremos aunar los esfuerzos y fijar el desarrollo del trabajo en la misma línea.