por Berto Pena
Constantemente estamos pidiendo, encargando y enviado tareas a otras personas. Mayoritariamente utilizando el Email pero también otros canales. Desde el momento en que una tarea se convierte en “delegada” deja de ser tuya pero, de alguna forma, te sigue perteneciendo. Tarde o temprano, en mayor o menor medida, es algo sobre lo que tendrás que hacer un seguimiento.
En un equipo de trabajo, donde el trabajo de unos está conectado con el de todos, hacer un seguimiento de ciertas tareas delegadas es esencial. Naturalmente que no todo lo delegado exige ser rastreado a posteriori. Pero muchas cosas sí. La prudencia en algunos casos, y la interdependencia del trabajo en otros, así lo exige. De lo contrario se puede caer en faltas de coordinación, en el “yo creí que” o comernos alguna fecha límite o de entrega.
¿Cómo hacer un buen seguimiento que garantice plazos? ¿Como no descuidar lo que ya tienes que hacer? ¿Cómo asegurarte que te entregarán lo que te deben? Yo sigo un proceso bastante sencillo. Con tres pasos:
Paso 1: Sácalas del Email
El Email es la vía de comunicación principal para delegar tareas. Y en realidad todas están allí, dentro de la carpeta “Elementos enviados”. Pero el Email es un mal lugar para tener las tareas, tanto las propias como las delegadas a otras personas.
En primer lugar te obliga a abrir el Email más de lo que quisieras. Con lo que caemos en constantes pérdidas de concentración.
Te obliga a tener tareas en dos sitios, ya que habitualmente tus propias tareas para el día o la semana están en otro sitio (en otra aplicación, en una libreta…).
En el Email hay de todo y relacionado con cosas totalmente distintas, desde tareas delegadas, pasando por temas personales hasta correo basura. No parece una buena idea hacerlo convivir todo en el mismo sitio.
No puedes modificar un mensaje (delegado), por ejemplo para agregar anotaciones o incluir alguna nueva actualización.
La solución pasa por sacar esas tareas del Email. En el momento en que reenvío algo o encargo algo y concluyo que necesito hacer un seguimiento, anoto esa nueva tarea en mi sistema de tareas para volver sobre ella tiempo después.
Paso 2: Sepáralas y etiquétalas
Para distinguirlas claramente de las cosas que sí tienes que hacer tú, es importante que vayas identificando y/o agrupando las tareas delegadas. Si utilizas una aplicación de gestión de tareas o de información, conseguir esto es muy fácil. Basta con asignarles una etiqueta distintiva o bien ponerlas en una carpeta especial que puedes llamar “Delegadas” o “En Espera”.
Si en cambio utilizas una libreta o una agenda puedes tener un apartado o una hoja especial para recoger las tareas que has ido delegando. O, alternativamente, puedes poner al lado del título de la tarea un símbolo en un color distintivo que te ayude a identificar que esa es una tarea delegada (por ejemplo el símbolo de arroba).
Si lo necesitas, en ese rápido proceso de captura-clasificación de tareas delegadas también puedes agregar cierta información extra para un mejor seguimiento posterior. Incluyendo dos detalles esenciales: qué delegaste y a quién lo delegaste.
Paso 3: Revisión diaria y/o semanal
Llegará un momento en el que necesites solicitar actualización del estado, reclamar la entrega o cualquier otra acción hacia la otra persona. ¿Y cómo evitar que te despistes y se te olvide? Apoyándote en tu sistema de tareas. Y el hecho de haberlas puesto en un cajón aparte te facilitará muchísimo esa tarea.
Del mismo modo que por tu lado vuelves puntualmente sobre todo lo que está pendiente (en tu revisión diaria y semanal), puedes hacer lo mismo con las tareas delegadas. Ese es no de los principales objetivos de un sistema de tareas: ayudar a que no se te escapen cosas; tanto tuyas como en este caso cosas que deben hacer otros para ti o por ti.
¿Cuándo hacer esa revisión o repaso de tareas delegadas? Depende claro está del volumen de tareas delegadas que tengas. Si son muchas puedes hacer una revisión diaria, dentro de la planificación de trabajo del día siguiente que seguro ya haces cada día. Reviso mis próximas tareas e, inmediatamente después, repaso también aquéllas que delegué. O bien lo puedes hacer un par de veces a la semana o solo una vez. Lo que tú veas que necesites. Lo principal es incorporarlo dentro de tus rutinas de revisión y planificación.
Un proceso ágil y rápido
Todo el proceso, que en realidad dura unos pocos segundos sería así:
Delego la tarea por Email o por otro canal.
Tras evaluarla, concluyo que necesito hacer un seguimiento.
Inmediatamente abro mi lista de tareas y la anoto en mi carpeta “Delegadas”.
Dejo mi lista de tareas y vuelvo a lo que estaba haciendo.
Luego, con la regularidad que yo establezco, iré revisando esa tarea.
Autor Berto Pena
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