Pasos para formular la planificación

por Salvatore Tarantino
Razones para evitar la Planificación
Toma tiempo
Pensar
Papeleo
Complacencia
Gerencia en el CAOS
Adictos a la Adrenalina
Sin perspectivas de mejorar
Falta de atención a lo importante
Conformismo
Dejar que las cosas fluyan
Para que complicarnos si todo marcha bien
Resistencia al cambio
El YOISMO y el Conflicto de poder
Razones para Sí Planificar
Eliminar/Reducir la incertidumbre
Mejorar la eficiencia de las operaciones
Provee mejor entendimiento de los objetivos
Proveer las bases para darle seguimiento y control al trabajo
Garantía del logro
Todos estamos claros
Motivación al logro
Todos somos parte del TODO
Todos somos Copropietarios de la solución
Respeto mutuo
Visión de Futuro
Proyecto de vida
Mejora continua y permanente
Etc., etc.!!!
Los Pasos a seguir (Planificación Estratégica)
Tomado del excelente trabajo de Pau Vidal “El proceso – La Planificación Estratégica” de Observatorio del Tercer Sector, adaptado y ampliado.
Paso 1: Organizarnos
Decidir si es necesario y oportuno hacer un Plan Estratégico
Garantizar el compromiso de todos (gestión del cambio – comunicaciones)
¿Se requiere ayuda externa? (contratación)
Definir el proceso de planificación (seguimiento y control)
Formar mesas de trabajo de planificación:
- Agenda (puntos a tratar)
- Definir el perfil del participante
- Seleccionar a los participantes
- Duración de cada reunión
- Establecer el producto final de la mesa de trabajo
- Elaborar el cronograma de reuniones
Paso 2 y 3: Análisis de la Situación Actual
Históricos
Analizar las cinco planificaciones estratégicas anteriores
Actores involucrados
Objetivos (programas – proyectos)
Estructuras organizativas implantadas
Riesgos contemplados, cuales cristalizaron y como se mitigaron
Presupuesto solicitado y ejecutado
Logros alcanzados
Impactos internos y externos (calidad, dimensiones y profundidad)
Situación actual de la Organización
Presupuesto y finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
Situación estratégica con respecto a la Competencia (nacional – internacional)
Situación estratégica con respecto a la comunidad y el Estado
Clima
Organizacional
Psicológico
Procesos (internos y externos)
Misión
Descripción de la estructura organizativa – actual
Estructura
Funciones
Cargos
Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia
Número de cargos (por especialidad y área funcional)
Ocupados
Vacantes
Nivel de sueldo, oficinas, equipos
Analizar el Entorno
Político
Comunidad
Estado
Técnico
Tecnología
Competencia (nacional – internacional)
Inventario de Recursos (vida útil)
Equipos
Herramientas
Vehículos
Uniformes
Contexto externo: análisis de oportunidades y amenazas
Necesidades de la Comunidad y del País
Responsabilidad Social
Competencia (nacional – internacional)
Diagnóstico interno: fortalezas y debilidades de la institución en función de la situación actual de la Organización
Temas críticos para el futuro: prioridades estratégicas
Transición al Socialismo del Siglo XXI
Tejido Geopolítico (Empresa – País – Mundo)
El mundo Tecnológico
Independencia Tecnológica
Alianzas: Empresa – Universidad – Comunidad
Situación Deseada
Magnitud, impacto y profundidad del Cambio
Paso 4: La Estrategia
Identificar y evaluar alternativas
Los Retos y temas críticos (geopolítica (empresa – comunidad – Estado), social, tecnología, personal, finanzas)
Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
Análisis de competencias, habilidades, conocimientos futuros
Organización futura
Diseño de una nueva estructura organizativa
Estructura
Funciones
Cargos
Perfil del cargo: actitudes, destrezas, habilidades, conocimientos, experiencia
Nivel de sueldo, oficinas, equipos
Procesos actuales y futuros (internos y externos)
Los Riesgos (actuales y futuros)
Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
La Brecha (problemática a resolver)
Los posibles Escenarios
Seleccionar el plan de acción (las definiciones tácticas)
Acciones Estratégicas de Cambio
Optimización de la Situación Actual
Inversión
Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)
Establecer objetivos
Objetivos
Programas (proyectos)
Establecer los resultados esperados
Plan Operativo
Seguimiento y Control
Construir la visión
Paso 5: Elaborar el Plan
Establecer y acordar un formato para la presentación del plan (solicitar aprobación)
Elaborar el primer borrador
Corregir y ajustar el plan
Someterlo a la consideración de las autoridades
Aprobación
Distribución
Paso 6: Elaborar el Plan – Contenido del Plan
El Índice y la Introducción: el ¿Por qué?
Marco Teórico
Modelo de Gestión y su evaluación
La misión
Entes involucrados (aportes y responsabilidades)
Análisis del entorno: amenazas y oportunidades
Diagnóstico interno: puntos fuertes y débiles
Responsabilidad Social
Las prioridades estratégicas
Alianzas Estratégicas (Empresas – Universidades – Comunidad)
Presupuesto y Finanzas (prestamos – gastos – inversión – donaciones)
Procesos (internos y externos)
Nueva Estructura Organizativa
La línea de acción global y las estrategias desglosadas por área, en el ámbito funcional, por servicios y/o productos
La visión de futuro
El plan presupuestario y de plantilla (personal remunerado, voluntario, jubilados y sobrevivientes, nuevos ingresos)
Los planes de acción: ejecución, seguimiento y control y de contingencia para cada una de las áreas funcionales
Los Riesgos (como mitigarlos)
Plan de Contingencia (global – Empresa y puntual por cada unidad organizativa)
Aportes en pro de la Independencia Tecnológica
Paso 7: La ejecución del Plan
Comunicación interna y socialización (gestión del cambio – comunicaciones)
Participación de todas y todos
Implementación del Plan Estratégico
Seguimiento y control de los planes
Procesos y sus interrelaciones (internas y externas de la organización)
Dirección y Gerencia por objetivos
Gestión del Cambio
Clima de satisfacción (empleado – comunidad – Estado)
Análisis, evaluación y corrección de los planes
Retroalimentación
Actualización de las estadísticas e históricos (plan versus ejecución, actualización del cuaderno de bitácora “banco de conocimiento”)
Volver a empezar…
Autor Salvatore Tarantino - sig.staran@yahoo.com
28 años en el área de Seguimiento y Control de Gestión (10 años en Ingeniería – 18 en telecomunicaciones). SIG sistema Integrado de Gestión. http://www.sintegradodegestion.com / http://siggestion.blogspot.com.
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