Junto al “esqueleto” de un programa de mentoring existen una serie de herramientas que ayudan en el buen funcionamiento del proceso: la existencia de foros para mentees, información de respaldo en la intranet para mentores, actividades paralelas que facilitan y permiten dar visibilidad al trabajo de los mentores, etc.
Para introducir un proyecto de mentoring en la empresa es conveniente seguir las seis fases que proponemos a continuación:
→ Fase 0. Comunicación y marketing interno. El objetivo de esta fase es implicar a todos los niveles directivos de la empresa, y para ello hay que explicar adecuadamente los objetivos del proyecto, a quién va dirigido y cómo puede participarse en el programa, de manera que resulte atractivo la participación de los futuros mentores y mentees, contando con el apoyo de la estructura de mando de la organización, evitando los posibles efectos negativos para los que no puedan participar. Conviene explicitar la voluntariedad del proceso para todos los participantes.
→ La Fase 1 establece la hoja de ruta del proyecto mediante lo que denominamos el kit del mentor que incluye la guía del mentor, el número y frecuencia de las sesiones, así como los protocolos de funcionamiento a lo largo del programa. También se le facilitan al mentor las herramientas a emplear, si lo precisa, a lo largo de las sesiones del mentoring.
→ La Fase 2 consiste en la identificación y asignación entre mentores y mentees. Sobre el mentor recae el mayor peso de todo programa de mentoring, por ello hay que definir con claridad, teniendo en cuenta los roles que ha de desempeñar, el perfil del mentor, es decir las habilidades y competencias que le son requeridas para la buena marcha del programa. Algo parecido hay que hacer con el perfil del mentee.
Por último, hay que asegurar una buena asignación entre mentor y mentee, de manera que si alguno de ellos percibe que no hay “química”, puedan cambiar libremente, sin trastorno para ambos ni para el programa.
→ La Fase 3 es la fase de formación y entrenamiento, en particular, para que los mentores puedan desempeñar adecuadamente los roles esperados, pues ya se ha dicho que sobre estos recae la mayor parte del peso del proceso. No obstante, es bueno que los mentees tengan una sesión corta de entrenamiento para entender el proceso de mentoring y lo que pueden sacar de él y los comportamientos esperados, sobre todo de proactividad y aprovechamiento del programa.
→ La Fase 4 es la de seguimiento del proyecto. Esta fase es fundamental porque cuando un proceso de mentoring se implanta por primera vez en una organización y, si además está asociado al desarrollo de un colectivo concreto, es de vital importancia acompañarlo de acciones de seguimiento que aseguren el éxito del mismo. Gestionar un programa largo en el tiempo con una alta carga de trabajo y responsabilidades es una tarea difícil, tanto para los mentees como sobre todo para los mentores. Por eso hay que graduar muy bien la carga que va a recaer sobre los mentores.
Además, hay que tener en cuenta que el mentoring es una herramienta muy eficaz de desarrollo pero que mal implementada puede quedar invalidada para futuras aplicaciones. Por esta razón, es necesario realizar acciones de seguimiento y evaluación a lo largo del proceso, que permitan detectar problemas e implantar las medidas correctoras a tiempo. Unas sesiones de coaching a los mentores, debidamente espaciadas a lo largo del programa suelen ser una ayuda extremadamente valiosa.
→ La última fase, la Fase 5, es la de evaluación del programa. A este fin habrá que definir previamente los indicadores de éxito para luego valorar los resultados tanto por parte de los mentores como de los mentees como de otros actores organizacionales, de los distintos elementos que han integrado y participado en el proyecto.
Este es el esqueleto para la implantación, pero también coexisten una serie de herramientas que ayudan en el buen funcionamiento del proceso: la existencia de foros para mentees, información de respaldo en la intranet para mentores, actividades paralelas que facilitan y permiten dar visibilidad al trabajo de los mentores, etc.
En definitiva, un buen programa de mentoring resulta de gran ayuda para desarrollar el talento en la organización y permite además que los directivos que ejercen como mentores puedan desplegar y mejorar sus capacidades de desarrollo como líderes de sus equipos y de las personas que los integran.
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