Como tener reuniones eficaces

Cualquiera que haya trabajado en grandes organizaciones lo sabe: las reuniones eficaces son muy poco frecuentes. Normalmente, son una pérdida de productividad para todas las personas que acuden, y raramente implican decisiones rápidas y efectivas. Veamos los problemas más frecuentes y posibles soluciones.
1º- Motivo de la reunión
Por extraño que parezca, es bastante frecuente que se organice una reunión si definir claramente cual es el objetivo de la misma. A menudo hay un tema general pero ninguna definición precisa. Los encuentros normalmente tienen tres tipos de propósitos.
Algunas sirven para tomar una decisión y por lo tanto hay que definir de antemano qué es lo que se quiere decidir y asegurarse que están todos los elementos para poder valorar la mejor opción (son muy frecuentes las reuniones durantes las cuales los asistentes se dan cuenta que faltan datos o personas para una decisión acertada). Lo ideal es que cada asistente reciba previamente la información necesaria.
Otras son meramente informativas, y en este caso tiene que haber una preparación previa de lo que se va a exponer.
También pueden ser un medio para controlar la progresión de un proyecto. En este caso es imprescindible que haya una herramienta de seguimiento muy estructurada con todos los aspectos relevantes.
2º- Cantidad de temas tratados
Si se quiere eficacia, hay que limitar el número de temas tratados y priorizar. En muchas empresas se plantea la reunión como una serie de pequeñas decisiones. Como puede haber opiniones dispares en cada punto, el tiempo del evento se llega a descontrolar. Sin embargo, no todas las decisiones se tienen que tomar durante una reunión. Es posible hacer un trabajo previo para determinar los aspectos más relevantes y seleccionar los temas a tratar.
3º- Número de personas que atienden la reunión
Otro error frecuente es querer tener presente a uno o varios representantes de cada departamento de la compañía siempre que esté involucrado incluso remotamente en los temas a tratar. En concreto esta práctica lleva a tener a muchas personas inmovilizadas en una reunión, esperando durante largos ratos que se trate el tema donde quizás tengan algo que decir.
Cuantas más personas asistan a una reunión, más tiempo perdido para la empresa. Por lo tanto igual que para los temas a tratar hay que priorizar e invitar solo a los trabajadores relevantes.
4º- Salidas del guión
¿A quién no le ha pasado que durante la discusión aparezca un tema anexo y todos los asistentes se pongan a opinar sobre ello? Una reunión bien preparada ya tiene seleccionado los temas relevantes, y por lo tanto, para mantener la eficacia no se deben permitir digresiones.
La forma más práctica para mantener el rumbo es tener a uno de los presentes responsable de seguir el guión preestablecido. Si surge una nueva temática muy relevante, tiene que decir si es imperativo tratarlo en el momento o se puede considerar en otra ocasión.
5º- Duración
Aunque solo se traten los asuntos previstos, es habitual que una reunión dure un tiempo significativo. De nuevo, la preparación del encuentro es fundamental. Si se hace correctamente, se puede estimar el tiempo necesario a discutir cada tema. La persona al cargo de la reunión también será responsable de controlar el tiempo y apresurar a los asistentes en caso de que haya retraso sobre el tiempo previsto.
Como es lógico, en una situación ideal una reunión eficaz tiene que resolver temas con rapidez. Se busca no ocupar a nadie más del tiempo exclusivamente necesario para decidir lo que haga falta.
6º- Frecuencia
Cuando hablamos del seguimiento de un proyecto, el tema de la frecuencia entre reuniones es algo complicado de determinar. Si se organizan sesiones muy seguidas no da tiempo a hacer progresos significativos durante el lapso de tiempo intermedio, además de perder más tiempo. Pero si se espacian demasiado las reuniones, entonces puede pasar que el proyecto se ralentice, por un comportamiento muy común en algunos países (lo he visto en Francia y España al menos): muchas personas se ponen a trabajar sobre el proyecto cuando ven cercana la próxima reunión de control.
Quizás una buena solución sea organizar sesiones con una frecuencia alta, pero tratando solo parte de los temas cada vez. De esta manera se mantiene el ritmo y la motivación sin dedicar demasiado tiempo a las reuniones.
¿Y tú? ¿Has visto grandes pérdidas de productividad en las reuniones? ¿Qué solución propondrías? Puedes dar tu opinión en la sección de comentarios.
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