La inteligencia de negocios

por Silvia Roque Moranchel
Datos: describen la realidad o percepción de la existencia humana, corporativa institucional, comunitaria, etc. Las computadoras almacenan y procesan datos. Al nivel más bajo los datos no tienen significado alguno.
Información: es lo que una persona es capaz de entender sobre la realidad. Los sistemas de información en la actualidad utilizan computadoras para procesar y presentar los datos en un formato comprensible para el ser humano.
Conocimiento: es el acervo de información utilizado en el proceso de la toma de decisiones.
Data Warehousing: el proceso de organizar la información en una forma que crea conocimiento basado en datos. Los productos de software que presentan este conocimiento a los usuarios se llaman a veces Herramientas de Inteligencia de Negocios (Business Intelligence Tools).
Gestión de Conocimiento (Knowledge Management) es la disciplina que busca enfocar el uso de las Tecnologías de Información en las personas, con el fin de que estas y sus organizaciones aprendan a utilizar los recursos y fuentes de información para el logro de objetivos estratégicos.
2. Resumen
Este artículo se centra en destacar la importancia en optimizar la gestión de la información en las organizaciones, como un recurso que les permita posicionarse en el entorno globalizado e hipercompetitivo actual, y tomar decisiones con menor grado de incertidumbre ante los diversos eventos presentados en los escenarios actuales, escenarios de enorme complejidad y diversidad.
Los avances en las Tecnologías de Información, ofrecen herramientas de gran capacidad que se han desarrollado como aplicaciones de soporte para la toma de decisiones, en diversos niveles de las organizaciones, generando conocimiento, base para la Inteligencia del Negocio. La gestión del Conocimiento, desarrolla las competencias centrales en las organizaciones. Se presentan opiniones de connotados autores sobre la relevancia de la información. Se describen de manera muy general las herramientas que soportan la toma de decisiones, así como la ventaja estratégica de la Inteligencia del Negocio.
3. Contenido
Si la hipertensión arterial es un problema que requiere atención, la hiper información de hoy en día también requiere una solución….
La literatura recoge numerosos trabajos de investigación que han tratado de dar respuesta al reto del cambio. En los últimos años, se asiste a la aparición de nuevos modelos y teorías que pretenden facilitar la comprensión y dirección de las grandes y complejas organizaciones actuales (Teece, Pisano & Shuen, 1997; Rajagopalan & Rajagopalan & Spreitzer, 1997, Elfring, 1997)
La mayoría de estos modelos señalan diversas herramientas a aplicar y características que facilitan el proceso de cambio, como la capacidad para innovar y aprender, la calidad total y la mejora continua, la importancia de los recursos humanos, la reingeniería, el outsourcing, o la orientación al cliente, por mencionar sólo algunos de los factores más citados. Una observación de esta relación permite detectar dos grandes temas de interés: el cambio o enfoque dinámico de los problemas y el desarrollo de los recursos y capacidades de la organización. Esto supone, en otras palabras, una convergencia entre el interés por el mercado – manteniendo el mayor grado de ajuste posible con su evolución – y el interés por los recursos y capacidades internas de la empresa. Es decir, el cambio implica el reto, no exento de paradoja, de renovar la organización sin destruir las capacidades básicas que generan ventajas competitivas (Hamel & Prahalad, 1998; Fernández y Fernández, 1998). Se trata de encontrar un equilibrio entre la explotación de los recursos de la empresa, alcanzando rentabilidad a corto plazo, en un entorno que cambia a gran velocidad, y la exploración para innovar y crear nuevas ideas y capacidades que provoquen el cambio (March, 1998).
Ante este reto, algunos autores plantean la necesidad de alcanzar una forma de organización que rompa los límites tradicionales. Una organización con estructuras más flexibles que supere los cuatro tipos de fronteras más frecuentes: las fronteras verticales o jerárquicas, entre personas; horizontales, entre funciones y disciplinas; externas, con suministradores, clientes, empresas y otros stakeholders; y geográficas, con naciones, culturas y mercados. Los nuevos factores de éxito, en el entorno hipercompetitivo, ponen de manifiesto la disfuncionalidad de estos límites. La transformación de las organizaciones del futuro no procederá tanto de una reacción ante los cambios económicos y sociales, como de los cambios internos liderados por sus directivos(Guillart & Kelly) (1999)). Cambios estratégicos construidos con los recursos de la organización, a partir de su historia y sus procesos, estableciendo retos para desarrollar una organización más dinámica y flexible (Ashkenas et al, 1998), que supere las inercias del cambio (Rumelt, 1998), con marcado énfasis en las personas, los equipos y la interconexión en red con otras organizaciones (Dertouzos, 1999), bajo una dirección capaz de impulsar y gestionar esta transformación interna
Las sociedades modernas se caracterizan por estar sometidas a procesos de cambio de naturaleza estructural, continuados y relativamente rápidos. La creciente influencia social del progreso científico-tecnológico, junto con el carácter abierto de las economías y el considerable aumento en el grado de internacionalización en las relaciones económicas y sociales, constituyen tan sólo algunas de las causas que, junto con sus interacciones, permiten explicar ese estado de cambio permanente en el que estamos instalados.
Cada organización es distinta en tamaño, estructura, negocio y procesos operativos. Sin embargo, todas coinciden en la necesidad de optimizar el uso de sus recursos y contar con una operación simplificada. Para lograr ese objetivo, la implementación de soluciones empresariales de distintas magnitudes y especificaciones, adaptadas a las necesidades de cada empresa, según su tipo de negocio, es una realidad actual.
Dentro del mundo de los negocios y, de las organizaciones en general, la “Inteligencia de Negocios”, es un concepto respaldado por una nueva manera de hacer las cosas, posible, gracias a los avances de los Sistemas de Información y de las Tecnologías de Información.
La información es un factor crítico para el éxito empresarial, una información cada día más abundante y diversa, procedente de múltiples fuentes, que nos llega en diferentes formatos, que hay que recoger, ordenar, explotar, y manipular para obtener un valor añadido, forma parte de la estrategia competitiva de las organizaciones.
El uso de la información como un arma estratégica, con soporte de herramientas informáticas, conteniendo aplicaciones analíticas, que ayudan a las organizaciones a maximizar su rendimiento en los negocios, generando la eficiencia operativa, forma parte de la Inteligencia del Negocio. Así mismo, la Gestión de Conocimiento ayuda a obtener mayor comprensión y entendimiento del entorno y de los procesos desde la propia experiencia en las personas y organizaciones.
Hoy en día las empresas acometen una gran variedad de iniciativas para alcanzar sus objetivos, bajo la influencia de 5 elementos fundamentales: Velocidad de cambio, innovación de nuevos modelos de negocio, nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clientes y asociados, la conectividad de personas, organizaciones y países, y el valor del conocimiento residente en la empresa (Davis & Meyer 2000).
Esto da lugar a una nueva economía digital, donde las compañías que mejor entiendan e incorporen dichos elementos a su cultura empresarial, serán las que obtengan una posición de liderazgo. Estas organizaciones utilizarán aplicaciones de informática integradas, habilitadas para Internet y que interconectan a toda la organización para alcanzar la excelencia operativa (Davis & Meyer 2000).
Si la información de una empresa no es administrada adecuadamente y no está disponible para su uso en el momento adecuado, puede perder todo valor ante el proceso de toma de decisiones. Esto hace evidente la necesidad de procesos y herramientas que faciliten el manejo e interpretación de los datos que arrojan los sistemas de operación y producción.
Las herramientas orientadas a atender los elementos de la Economía Digital (Velocidad, Innovación, Relaciones, Conectividad y Conocimiento), contribuyen a lograr la excelencia operativa en un mundo digital. Las herramientas integrales, ayudan a las corporaciones a entender la dinámica de la economía conectada para definir visión y estrategias, así como desarrollar y poner en marcha las soluciones (Davis & Meyer 2000).
Las herramientas de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS) ofrecidas (diseñadas) actualmente, se caracterizan por conjuntar toda la información de la empresa a través de herramientas de Tecnología de Información para contar con datos oportunos que den soporte a todos sus procesos, sobre tres fases básicas: Extracción de Información, Explotación de Información, Administración de información.
Extracción de Información. En esta fase se utilizan herramientas que facilitan el acceso y la extracción de datos almacenados en múltiples plataformas y bases de datos (SQL Server, DB2, Informix, Sybase, Oracle, etc.) que permiten interpretar y definir de forma sencilla las reglas de negocio necesarias para la transformación de los datos de información.
Explotación de Información. En esta fase se aprovechan herramientas como: Sistemas de Información Ejecutivos, Sistemas para Soportar Decisiones y Modelos, orientadas al usuario final, en donde se garantiza al usuario un acceso eficiente a los datos y le permite generar sus propias consultas.
Administración de información. El uso de herramientas que incluyen gestores del Almacén de Datos (Data Warehouse), garantizan la integridad y oportunidad de los datos.
Las soluciones Empresariales de Planeación de Recursos (Enterprice Resource Planning) se ofrecen para empresas de diversos tamaños. Estas soluciones ERP, como por ejemplo SAP, que permite integrar los procesos de negocio de compañías de cualquier tamaño, uniendo funciones complejas y distintas entre sí para ayudar a la organización a trabajar de manera más sencilla y con una visión de servicio enfocada a sus clientes
La solución SAP R/3 permite integrar áreas esenciales para la óptima operación de la empresa, tales como finanzas, recursos humanos, manufactura, ventas y logística, con el fin de optimizar la cadena de valor, fortalecer las relaciones con los clientes y tomar decisiones más adecuadas.
En situaciones concretas, la Gestión de Conocimiento incluye el proceso sistemático de encontrar, recopilar, seleccionar, organizar, extraer, conservar y presentar la información. Las actividades específicas de la Gestión de Conocimiento ayudan a enfocar la organización en sus esfuerzos para obtener, almacenar y utilizar el conocimiento para objetivos específicos tales como la resolución de problemas, el aprendizaje dinámico, la planificación estratégica y la toma de decisiones.
También sirve para consolidar y protejer los activos intelectuales de la organización, aumenta las competencias corporativas por medio del desarrollo de la inteligencia organizacional y contribuye a conformar empresas dinámicas y flexibles.
La inteligencia de Negocios se logra a través de la Gestión del Conocimiento, soportada por Tecnologías de Información que incluyen herramientas de SSD y la contribución de expertos.
Las herramientas de Sistemas de Soporte para la Decisión, enumeradas por su complejidad creciente, utilizadas actualmente con mayor frecuencia como apoyo a la toma de decisiones estructuradas, semiestructuradas y no estructuradas (Turban & Iroson):
Procesamiento de Transacciones (TPS): sistemas que procesan las actividades operacionales cotidianas y rutinarias de la organización se componen de varios ciclos de sistemas interconectados entre si.
Sistemas de Información Gerencial (MIS): sistema integrado usuario-máquina para proveer información pasada, presente o proyecciones de ésta, relacionada con las operaciones internas, la administración y las funciones de toma de decisiones de una organización y su medio ambiente. Incorpora otras herramientas basadas en conocimiento, como los TPS, MRS, DSS, OIS.
Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS): sistema que proporciona información relevante a ejecutivos, para tomar decisiones de tareas semiestrucutradas. Se caracterizan por su interactividad, frecuencia de uso, variedad de usuario, flexibilidad, desarrollo, interacción ambiental, comunicación interorganizacional, acceso a bases de datos y simplicidad.
Sistemas Expertos (ES): sistemas que modelan el comportamiento de un experto humano que cumple con la tarea de resolver problemas para los que no se dispone de un algoritmo. Son sistemas interactivos que permiten la creación de bases de conocimiento, para responder preguntas, despejar dudas y sugerir cursos de acción simulando el proceso de razonamiento de un humano para resolver problemas en un área específica del conocimiento humano
Sistemas de Información Ejecutivos (EIS): sistema orientado a datos que proporciona información a través de una interfase amigable para ayudar a los ejecutivos a mejorar el manejo de su planeación, monitoreo y análisis de sus procesos.
Redes Neuronales(NN): sistema de procesamiento de datos que simula funciones elementales de la red nerviosa del cerebro humano, para identificar la información relevante sobre una gran cantidad de datos, explicando el fenómeno o proceso que ha generado esos datos. Este sistema de inteligencia artificial desarrolla las funciones de un experto en un tema, capaz de enfrentarse con gran eficacia a nuevas situaciones e imaginando soluciones que no formaron parte de su proceso de entrenamiento. Estas redes se utilizan en áreas que requieren la solución de problemas relacionados con la clasificación y agrupación de objetos o datos, con la predicción y pronóstico de valores, así como con el control de procesos. Permiten el reconocimiento de patrones a través del uso de información histórica para generar aprendizaje y apoyan a administradores y especialistas en la construcción de predicciones y pronósticos basados en casos pasados.
Automatización de Oficinas (OA): sistema que permite implementar técnicas para incrementar los niveles de productividad y eficiencia en los flujos de trabajo del personal administrativo, a través de múltiples tecnologías (datos, voz, imagen), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de información, comunicaciones, etc.). Este software realiza tareas rutinarias y repetitivas del proceso de trabajo para mejorar el desempeño de las actividades realizadas dentro de una compañía, permitiendo que la gente pueda enfocarse en las actividades en las que realmente pueden agregar valor.
Las aplicaciones de estas herramientas, las más complejas, se dan a partir del análisis multidimensional de los datos corporativos:
Proporcionan la habilidad de manipular y explorar los datos de la empresa desde cualquier ángulo concebible, con lo cual pueden obtener una visión verdaderamente multidimensional de la empresa.
Desde la base de datos de la empresa, los reportes, que pueden ser muy sofisticados, se manipulan de manera interactiva.
La herramienta de minería de datos, permite a los gerentes y a las personas involucradas en las tomas de decisiones descubrir patrones y tendencias escondidas en los datos y encontrar correlaciones insospechadas entre los mismos sin requerir el tener un conocimiento en técnicas estadísticas.
La herramienta de modelaje y proyección de los datos utiliza avanzadas técnicas de redes neuronales para ayudar al analista a descubrir relaciones complejas y proporcionar un pronóstico confiable y exacto para todo tipo de información del negocio
4. Conclusión
Dentro del mundo de los negocios y, de las organizaciones en general, la “Inteligencia de Negocios”, es un concepto respaldado por una nueva manera de hacer las cosas, posible, gracias a los avances de los Sistemas de Información y de las Tecnologías de Información.
El grado de internacionalización en las relaciones económicas y sociales y la creciente influencia de los avances tecnológicos, son algunas de las causas por las que las organizaciones deben desarrollar la “habilidad” de adaptación a los cambios en los entornos.
La Inteligencia de Negocios ahora radica en la competencia para tomar decisiones, para enfoques dinámicos de los problemas y oportunidades y para desarrollar los recursos y capacidades internas de la organización. Generar cambios estratégicos construidos con los recursos de la organización, para desarrolla una organización más flexible y dinámica, con el apoyo de las tecnologías para la toma de decisiones y la intervención de los expertos del negocio. Es importante entender que las herramientas de soporte a la toma de decisiones, son eso, herramientas, y que la selección y uso, simplifican muchas operaciones y procesos en el negocio, pero que los tomadores de decisiones son la piedra angular.
Factores que toma en cuenta, en mayor o menor grado, como son la velocidad de cambio, innovación de nuevos modelos de negocio, nuevas estructuras de relaciones entre las empresas, sus clientes y asociados, la conectividad de personas, organizaciones y países, y el valor del conocimiento residente en la empresa; su conocimiento y habilidades y el uso de sistemas inteligentes para la toma de decisiones, a esta integración se le denomina Inteligencia del Negocio, que genera ventajas competitivas.
Autora Silvia Roque Moranchel. sroque@prodigy.net.mx
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