Las reuniones familiares generan empresas y familias más fuertes

Si alguna recomendación hubiera que sugerir para tener éxito en las Empresas de Familia, ésta sería encarar tres puntos:
·         Las familias empresarias que tienen éxito se comunican profundamente.
·         Las familias empresarias que tienen éxito toman decisiones.
·         Las familias empresarias que tienen éxito ponen en marcha las decisiones que toman, en el proceso de comunicación.
La pregunta que surge entonces es:
¿Cómo se lleva a cabo este proceso exitoso?
Las reuniones familiares pueden ayudar a construir familias empresarias y Empresas familiares más fuertes.
Ayudan a la familia a planear el futuro del negocio de una manera ordenada y constructiva. Pueden facilitar el proceso de crecimiento, de trascendencia e incorporación de nuevas generaciones, la profesionalización empresaria, y el desarrollo de nuevas políticas que ayuden a la evolución.
Son ellas las que ayudan a superar conflictos dolorosos y costosos en términos de relación interna familiar. Lo fundamental es que proveen un ambiente predefinido e higiénico para hablar abiertamente sobre los temas, aun los más difíciles o escabrosos.
Seguramente es uno de los dos recursos más importantes para asegurar la continuidad del negocio familiar (el otro es la formación y operación de equipos de trabajo, tales como el Directorio o el Consejo de la Familia).
Estadísticamente se puede considerar que el mantenimiento de reuniones familiares de manera positiva y metodológicamente seguras, agrega un 35% de esperanza de supervivencia a las empresas de familia, en especial desde la generación posterior a la fundacional en adelante.
Pero, si las reuniones familiares son tan valiosas, uno se pregunta, ¿por qué son tan pocas las familias que las ponen en marcha?
Algunas tienen el temor infundado que las reuniones pueden convertir el manejo empresario en una anarquía que debe satisfacer a todos y que, por ende, no podrá satisfacer a nadie, generando una confusión y “guerra” abierta.
Otros se resisten porque no quieren compartir información sobre la empresa y cuanto más secreto, ¡mejor!
Pero, lo fundamental de la crisis es que, se teme que haya que explicar decisiones intuitivas, difíciles de enfrentar.
LOS BENEFICIOS DE MANTENER REUNIONES DE FAMILIA
Pero, por el otro lado, son muchos los beneficios de poner en marcha este tipo de reuniones. Las familias empresarias que tienen éxito, construyen en conjunto basándose en principios que le son propios, que incluyen sueños, valores, visiones, objetivos, filosofías comunes acerca de la forma en que operan tanto el mundo como los negocios.
Algunos de los beneficios más importantes son:
Generan una familia empresaria más fuerte y consolidada.
Generan un negocio familiar más fuerte, pues tienen el apoyo de sus participantes.
Ayudan a planear la futura posesión y ejercitación del poder patrimonial.
Permiten planear la forma en que la familia empresaria participará (en sus distintos roles) en el negocio empresario.
Colabora en la generación de métodos seguros para el manejo de la riqueza que los herederos recibirán.
Abre constructivamente (y permite llevar a cabo) el proceso de trascendencia empresaria y de sucesión familiar
Preserva la historia, tradiciones y valores familiares.
Ayuda a tener el apoyo necesario para profesionalizar la empresa.
Genera la mecánica para manejar las relaciones empresario-familiares.
Reconoce la existencia de conflictos y genera una mecánica de resolución constructiva de los mismos.
 En resumen, ningún plan para la atribución patrimonial o para la sucesión puede ser puesto en marcha sin un sentido de abierta discusión y apoyo de las intenciones familiares al proyecto de manejo del instrumento llamado empresa familiar.
¿CÓMO MANTENER REUNIONES FAMILIARES ÚTILES Y EFECTIVAS?
 Cuando una familia empresaria acepta poner en marcha el recurso de reunirse recurrentemente, surgen algunos temas de procedimiento básico que deben ser puestos en marcha.
 ¿Quiénes deben participar en las reuniones? Esto significa si se invitará solo a los accionistas, también a sus cónyuges, solo a la generación más antigua, también a los parientes políticos, etc. Un tema clave es si se incluirá a los adolescentes, y de ser así, desde que edad. En resumen, a quiénes se considera incluidos en el concepto de “familia”.
 ¿Cuál es el objetivo de mantener estas reuniones? Dicho de otra manera, ¿cuál es el nivel de autoridad o rol que cumplen las mismas? En estas reuniones se puede ir a ser informados, a ser consultados o eventualmente a relacionar opiniones volcadas con decisiones a tomar.
¿Cuál es el rol que cumplirán los presentes? Relacionado con lo anterior, ¿los participantes serán pasivos o no? ¿Cuál es el nivel de poder (o no) relacionado con la participación? ¿Tendrán votos o no? ¿Cómo lo ejercitarán?
¿Con qué frecuencia se mantendrán las reuniones? Lo aconsejable es mantener 2 a 3 reuniones anuales.
¿Quién funcionará como facilitador de las reuniones? Este es un tema crítico, pues en estas reuniones muchas veces se catalizan dificultades encubiertas que vienen del pasado. Hay familias empresarias que cuentan dentro de ellas con personas que cumplan este rol y en otros casos, deben ser contratadas específicamente.
¿En dónde se mantendrán las reuniones? Es muy importante el entorno, que sea fuera de la empresa, en un lugar difícilmente accesible o “invadible” por temas de la operación diaria. Tendría que tener aislamiento y falta de ruidos exteriores, con buena iluminación y aireación. Quien organice estas reuniones deberá preocuparse por dotar a las reuniones con bebidas, bocaditos y caramelos para ayudar a mantener la concentración.
¿En qué horario se mantendrán las reuniones? Es recomendable pautar claramente los horarios. Para ello habrá que tener interrupciones o cortes cada hora y media o dos horas. La duración total de la reunión no debiera exceder de uno o dos días. Será importante contar con un lugar en donde los niños menores puedan ser cuidados, mientras sus padres asisten a las reuniones.
¿Cuál será la agenda de los puntos a tratar en la reunión? Normalmente es recomendable incluir temas relacionados con la historia empresario-familiar, la visión y misión que cumple la empresa familiar, la sucesión empresaria, criterios de crecimiento, posesión accionaria, votaciones y retribuciones, armonía empresario-familiar, responsabilidad implícita en la participación y otros de igual jerarquía.
¿Se incluirán temas técnicos de manejo empresario, invitando para ello a profesionales especializados? Es recomendable utilizar estas reuniones para incluir sesiones de capacitación en manejo empresario para los asistentes.
¿Los gerentes profesionales asistirán a las reuniones? Normalmente los gerentes podrán presentarse para hacer presentaciones técnicas o de resultados, pero no es recomendable invitarlos a participar en toda la reunión familiar.
¿Qué información deberá ser provista por anticipado a quienes asistirán?
¿Quién tendrá a su cargo realizar los resúmenes de lo tratado y comprometido hacia el futuro?
 ERRORES Y DIFICULTADES QUE ALGUNAS VECES SE PRESENTAN
En reuniones como estas, son muchas las posibilidades de encontrarse con dificultades.
No obstante, las que se encuentran más frecuentemente (y que por ende hay que tratar de no generar) son:
·         Mezclar temas empresarios con temas familiares y usar las reuniones como campo de batalla.
·         Obligar a la participación de quienes no están sinceramente interesados en hacerlo.
·         Permitir que haya figuras dominantes, tanto de la participación como del temario.
·         Convertir a las reuniones en expresiones de voluntarismo sin pasarlas por el filtro de la realidad.
·         Generar estas reuniones para “dejar satisfechos” a algunos y asegurar que la situación de status quo siga adelante y vigente.
Y AHORA, ¿QUÉ?
La organización y mantenimiento de reuniones familiares efectivas puede requerir un esfuerzo importante. Pero ello conduce a resultados y recompensas por demás significativos.
La dinámica de reunirse como familia empresaria, lleva a quienes participan a actuar sobre la base de valores muy profundos y compartidos, a aprender a compartir y a considerar la empresa familiar como un verdadero instrumento testimonial y no simplemente como un patrimonio del que cada uno tiene su propia porción o que “corresponde” de manera solitaria a cada miembro accionista.
¡El esfuerzo es importante, pero la recompensa bien vale la pena!
Si no lo hacemos así, la pregunta que surge es: ¿habrá valido la pena tanto esfuerzo?
El Dr. Carlos Kaplun es Presidente del CENTRO DE EMPRESAS DE FAMILIA. En caso de estar interesados en recibir información adicional sobre estos temas de EMPRESAS FAMILIARES, ckaplun@ciudad.com.ar.