Hay muchas probabilidades de que, en algún momento de tu vida hayas tomado una clase de administración de tiempo, leído acerca de esto en libros o tratado de usar un planificador electrónico o en papel para organizar, priorizar y calendarizar tu día.
Y quizá te preguntes: “¿por qué incluso con la metodología y los gadgets aún siento que no logro hacer todo lo que necesito?”. La respuesta es simple: todo lo que hayas aprendido hasta ahora sobre la administración de tiempo no siempre funciona.
Antes de que puedas empezar a manejar y organizar tu día, debes aprender qué es el tiempo en realidad. El diccionario lo define como “el punto o periodo en el que ocurre algo”. Esto significa que el tiempo es cuando suceden las cosas.
Existen dos tipos: el tiempo del reloj y el tiempo real. En el primero, hay 60 segundos en un minuto, 60 minutos en una hora, 24 horas en un día y 365 días en un año. Aquí el tiempo pasa siempre de la misma manera. Cuando alguien cumple 50 años, ha vivido exactamente 50 años, ni más ni menos.
Mientras que en el tiempo real todo es relativo. El tiempo pasa rápido o se hace lento, dependiendo de lo que estés haciendo. Dos horas en el taller de autos se pueden sentir como 12 años. Sin embargo, los hijos de 12 años de edad parece que crecieron en sólo dos horas. ¿Qué tiempo describe el mundo en el que vives: el del reloj o el real?
La razón por la que los gadgets y los sistemas de administración de tiempo no funcionan es porque están diseñados para el tiempo del reloj. Tú vives en el tiempo real, en un mundo en donde las horas vuelan cuando te estás divirtiendo y se alargan cuando estás calculando impuestos.
La buena noticia es que el tiempo real es mental. Lo tienes en tu cabeza y tú lo creas. Y cualquier cosa que creas, la puedes manejar. Por eso, es hora de eliminar cualquier autosabotaje o autolimitación que tengas acerca de “no tener tiempo suficiente” o “no estar en el momento adecuado” para emprender o dirigir tu empresa de forma apropiada.
Sólo hay tres formas de emplear el tiempo: con pensamientos, conversaciones y acciones. Sin importar el tipo de negocio que tengas, tu trabajo estará compuesto por estos tres elementos. Como emprendedor, lo más probable es que frecuentemente te interrumpan o te lleven en diferentes direcciones.
Tal vez no puedas eliminar las interrupciones, pero sí decidir cuántas horas les vas a dedicar y cuánto invertirás en tus pensamientos, conversaciones y acciones que te conducirán hacia el éxito. El consejo es poner en práctica las siguientes técnicas para convertirte en el amo de tu propio tiempo:
1. Lleva un calendario y anota todos tus pensamientos, conversaciones y actividades que planees para una semana. Esto te ayudará a entender qué tanto puedes hacer en el curso de un día y a dónde se está yendo tu precioso tiempo. Así, te darás cuenta de cuánto estás empleando en resultados productivos y cuánto estás perdiendo en acciones improductivas.
2. Cualquier actividad o conversación que sea importante para tu éxito debería tener un tiempo asignado. Las listas de quehaceres no son buenas pues se alargan cada vez más hasta un punto en que son inmanejables.
Una mejor opción es tener una agenda. Ahí calendariza citas para ti mismo, crea bloques de tiempo para pensamientos, conversaciones y acciones de alta prioridad, y marca el inicio y final de cada uno. Necesitas ser disciplinado y cumplir con estas citas.
3. Comprométete a invertir al menos un 50% de tu tiempo en pensamientos, actividades y conversaciones que produzcan la mayor parte de tus resultados productivos.
4. Agenda tiempo para las interrupciones. Planea las horas que tendrás que sacrificar de tus actividades diarias para ello. Adopta, por ejemplo, el concepto de tener “horas de oficina”. ¿Acaso no es otra forma de decir “interrupciones planeadas”?
5. Ocupa los primeros 30 minutos de cada día para planear tu jornada. No inicies tus actividades hasta que hayas completado tus horarios. El tiempo más importante del día es el que usas para calendarizar tu tiempo.
6. Tómate cinco minutos antes de cada llamada y tarea para determinar qué resultado deseas obtener. Esto te ayudará a saber cómo se ve el éxito antes de iniciar. Cuando cuelgues el teléfono o termines la actividad, tómate otros cinco minutos para analizar si tu objetivo se cumplió. Si no, ¿qué faltó? ¿Cómo mejorarías el resultado en tu siguiente operación?
7. Coloca un anuncio de “No molestar” en tu escritorio o fuera de tu oficina cuando definitivamente tengas que hacer algo urgente o terminar un trabajo que requiere de toda tu concentración.
8. Intenta no contestar el teléfono sólo porque está sonando o los correos por el hecho de que aparezcan en tu pantalla y aléjate de los mensajes instantáneos. No le des tu atención a la gente de inmediato a menos que sea absolutamente crucial para tu empresa. En lugar de eso, delimita un tiempo para contestar mails y regresar llamadas.
9. Bloquea distracciones como Facebook y otras redes sociales a menos que, en tu caso, sean herramientas clave para hacer negocios.
10. Recuerda que es imposible hacerlo todo. Pero toma en cuenta que hay muchas posibilidades de que el 20% de tus pensamientos, conversaciones y actividades produzcan el 80% de tus resultados.
Autores Mathews, Debolt y Precival
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