Planificación y Control

Por Marcel Antonorsi Blanco
No basta con planificar y actuar. De alguna manera tenemos que poder verificar si el plan se está realizando, si las acciones se desarrollan según lo previsto, si se van logrando los resultados esperados, si nos acercamos o no a nuestros objetivos, si lo estamos haciendo bien o no.
Esto es lo que se llama el control, y es tan importante como la planificación propiamente dicha, aunque tantas veces se olvide.
Diez Preguntas Claves
Las diez preguntas que se presentan a continuación pueden tener una doble utilidad: pueden servir para que quede un poco más claro qué es eso de planificar y, también, como lista de revisión para ver si al hacer un plan no se nos ha olvidado algo.
1.- ¿Quiénes somos? (o el que planifica)
¿Quién es el que planifica? ¿Es una persona, grupo o institución? ¿Es un sujeto real o abstracto? ¿Estamos planificando para otros? ¿Quién es el que decide? ¿Quién es el que actúa?
A veces (parece mentira) nada de esto se aclara y termina por haber planes que no son de nadie…
2.- ¿En qué estamos? (o la definición del “juego”).
¿Cuál es nuestro asunto? ¿Cuál es el ámbito de acción? ¿Cuál es el “juego”? ¿De qué se trata ? ¿Cuál es el “negocio”?
Si se trata de jugar fútbol y creemos que se trata de béisbol…no llegaremos a ninguna parte. Si tratamos de venderle bicicletas a personas que necesitan motocicletas vamos a pasar por ingenuos… Hay que aclarar muy bien de qué se trata.
3.- ¿Qué queremos? ( o los objetivos)
¿A dónde queremos llegar? ¿Cómo queremos que sea el futuro? ¿Con qué estaríamos satisfechos? ¿Qué queremos lograr? ¿Cuáles son nuestros objetivos finales? ¿Es posible…?
Pregunta ésta de apariencia elemental pero muy difícil de responder de manera clara y satisfactoria. Demasiadas veces no sabemos lo que queremos o aspiramos a imposibles.
4.- ¿Quiénes son los otros? (o, los otros jugadores de la partida) ¿Quiénes son los otros? ¿Dónde están? ¿Son amigos o enemigos? ¿Estarán con nosotros, contra nosotros o indiferentes? ¿Qué significa para ellos ganar? ¿Podemos cooperar o, lo que uno gasta el otro lo pierde? ¿Cuáles son sus actitudes y valores? ¿Cómo reaccionarán?
5.- ¿Dónde y cómo estamos? (o, el punto de partida).
¿Donde estamos? ¿A qué distancia estamos del objetivo? ¿Cómo estamos? ¿Cuáles son nuestras fortalezas y debilidades? ¿Cuáles son las oportunidades y amenazas que se nos presentan? ¿Cómo afecta una cosa a la otra? ¿Cómo puede ir cambiando nuestra posición?
Tal y como le dicen a uno por allí, tenemos que saber “dónde estamos parados”. Si no lo llegáramos a saber estaríamos francamente perdidos, o, tal vez, flotando a algunos centímetros sobre el suelo, sin contacto con la realidad.
6.- ¿Cómo debemos actuar? (las estrategias y cursos de acción). ¿Cuáles son las vías, los caminos, los pasos para ir a dónde queremos? ¿Cuáles son las opciones? ¿Cuál es la mejor? ¿Cómo aprovechamos las circunstancias que conocemos? ¿Hasta dónde nos arriesgamos? ¿Cuáles son las salidas si acaso las cosas salen mal? ¿Cómo sortearemos los obstáculos?
La idea en el fondo es simple: ¿Por dónde nos lanzamos…? Pero no es tan fácil. Toda la técnica y el arte de la estrategia consiste en responder estas preguntas.
7.- ¿Qué hacer? (las acciones, las operaciones).
¿Qué hacemos? ¿Cuáles acciones concretas emprenderemos? ¿Cuáles programas, proyectos o actividades acometemos? ¿cuáles son sus costos y beneficios? ¿Cómo se combinan unas acciones con otras? ¿Por dónde comenzamos? ¿Por dónde seguimos? ¿Cuándo terminamos?
Como se recordará, es preciso actuar. Para ello hay que pensar un poco y decidir de antemano como actuaremos. De eso se trata.
8.- ¿Con qué lo hacemos? (medios recursos, instrumentos).
¿Qué necesitamos? ¿Cuáles son los recursos necesarios? ¿Tenemos los recursos? ¿Podemos obtenerlos? ¿Contamos con los medios, con los instrumentos? ¿Cuánto dinero, material, personal, información, tiempo necesitamos? ¿Cómo nos las ingeniamos?
Por supuesto no basta con soñar y diseñar acciones. Es preciso dotarse de lo necesario para poder actuar efectivamente, eficientemente.
9.- ¿Cómo sabemos si vamos bien? (o los indicadores de logro)
¿Cómo sabremos si vamos en el sentido previsto? ¿Cuáles indicadores podemos emplear? ¿Cómo medimos las distancias recorridas? ¿Cómo sabremos cuánto nos falta? ¿Cómo obtendremos la información? ¿Qué información necesitamos?
Esto es lo que se llama “seguimiento, evaluación y control”. Quienes hacen planes suelen olvidarlo a pesar de que es algo substancial. Si no resolvemos estos asuntos nunca podremos saber si vamos bien o mal, ni siquiera si nos movemos.
10.- ¿Cómo corregimos? (o la realimentación)
¿Cómo revisamos nuestros planes? ¿Cómo corregimos los errores? ¿Cómo redefinimos nuestros objetivos, estrategias, acciones? ¿Cuándo? ¿Cómo remendar lo necesario? ¿Cómo descartamos? ¿Cómo rehacemos? ¿Cómo?
De nada nos serviría saber que vamos mal si no sabemos como corregir. Además es de los errores (y de los aciertos) que se aprende. Esta es la pregunta que obliga a aprender.
Principios Estratégicos
En el campo militar es frecuente la referencia a un conjunto de principios de estrategia. En ellos está resumida una experiencia de varios siglos, aunque no por ello dejan de haber polémicas entre las diversas formas de interpretación que puedan darse. Algunos han intentado adaptar estos principios a situaciones distintas de la militar como son la planificación de empresas, la planificación política y la planificación del desarrollo. Tratemos nosotros de dar una interpretación más bien general de estos principios:
De acuerdo con el Principio del Objetivo cualquier plan de acción debe tener claros los objetivos que se persiguen. Cada acción concreta debe contribuir de alguna manera al logro de los objetivos propuestos.
Según el llamado Principio de Masa una buena estrategia debe tratar de concentrar las fuerzas en momentos y lugares convenientes de manera de poder lograr resultados significativos. También se le denomina principio de concentración de fuerzas, o de esfuerzos.
El Principio de la Economía de Fuerzas, o de esfuerzos, nos sugiere que los recursos deben ser empleados con criterio económico, asignando los mismos de acuerdo con cierta escala de prioridades y, por supuesto, tratando de que la eficacia (medida del logro de los objetivos) y la eficiencia (recursos empleados para el logro de los objetivos) sean máximas. El refrán: “no gastar pólvora en zamuros”, significa prácticamente lo mismo.
Según el Principio del factor Restrictivo, y para seguir con los refranes, “la soga se rompe por lo más delgado.” Por ello es necesario prestarle una atención muy especial a nuestras debilidades y tomar todas las precauciones necesarias.
Una conocida y humorística ley llamada Ley de Murphy sostiene que: “Nada es tan fácil como parece. Todo requiere más tiempo del previsto. Y, si algo puede salir mal… saldrá mal…, en el peor momento posible”. Hay otra aún más fatal, y es la llamada Ley de Hofstadter que sostiene que: “Siempre las cosas toman más tiempo del que uno espera, incluso cuando se toma en cuenta la Ley de Hofstadter”.
Tal vez exageren, pero…humor aparte, hay que tomar todas las precauciones, buscando lo mejor, pero previendo que pueda suceder lo peor.
El Principio de las Alternativas, ya sugerido anteriormente, nos recuerda que para lograr un objetivo dado siempre hay alternativas de acción. Hay que conocerlas, o inventarlas, para seleccionar la mejor, sin olvidar las demás, que siempre podrán servir de planes contingentes…, por si acaso…
El Principio de Flexibilidad nos llama la atención sobre la recomendación de que los planes se conciban de manera tal que puedan adaptarse a circunstancias cambiantes. Los planes deben prever un cierto “margen de maniobra”, ser flexibles, versátiles, dinámicos, y no condenarnos a callejones sin salida…
El Principio de Seguridad es el que tiene que ver entre otras cosas con el conocimiento que debemos tener del “adversario” y de las diversas circunstancias que nos pudiesen afectar. Dicho simplemente, tenemos que estar pendientes, vigilantes, estar “mosca”…para evitar sorpresas desagradables.
Muy relacionado con este principio está el Principio de la Ofensiva que conocen bien algunos boxeadores que sostienen que “el que pega primero pega dos veces”. Y aunque no se trate de pegarle a nadie, en muchas circunstancias es conveniente mantener la iniciativa, ser el que lleva la “voz cantante”.
Algo semejante nos sugiere el Principio de la sorpresa al recordarnos que el sorprendido tarda siempre un poco más de lo normal en reaccionar. De nuevo tal vez no se trate de “sorprender” a nadie, sino de producir entusiasmo, imitación, solidaridad, a partir de planes de acción y estrategias novedosas originales, creativas, positivas…
El Principio de Sencillez no es menos importante, aunque lo mencionemos de último. Por el contrario. Este principio nos recuerda que la clave de cualquier plan de estrategia de calidad son los objetivos bien formulados, los criterios manejables, las ideas claras, las órdenes inequívocas. Si todos los demás factores son iguales, entre dos planes, debe escogerse siempre el más sencillo… con toda seguridad será el más comprensible y práctico.
Técnica, Arte y Política
La planificación es una técnica en cuanto constituye un conjunto de conocimientos aplicadospara seleccionar los medios adecuados para el logro de objetivos. En ocasiones la planificación puede ser simplemente una técnica y reducirse a utilizar un conjunto de medios disponibles. Sin embargo, es frecuente que la planificación deba recurrir a la habilidad, la intuición, la destreza, la veteranía para resolver sus propósitos. Es entonces cuando puede ser vista como una especie de arte, como un conocimiento que no se aprende en los libros de texto y en los cursos, puesto que sólo se adquiere de la compenetración con la experiencia directa.
Para complicar un poco más las cosas digamos que, además, la planificación es siempre de alguna manera, parte del proceso político de una sociedad, puesto que en ambos casos estamos tratando con los mismos fenómenos básicos: las decisiones y los diversos factores que inciden sobre éstas.
Para concluir enfaticemos la misma idea con la cual comenzamos. Planificar puede llegar a ser algo sumamente complicado. Sin embargo la esencia, lo básico de esa actividad, le es familiar a cualquiera. Esa esencia, lo básico, tal vez pueda estar ahora un poco más clara. Si no fuera así, o si se quiere profundizar más en este tema, pueden consultarse con provecho algunos buenos libros sobre el tema, porque hay muchos.
Autor Marcel Antonorsi Blanco – Consultor Gerencial y profesor en estrategia, organización, liderazgo, consultoría, herramientas gerenciales, oratoria y presentaciones.
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