Contratación de Personal. Es muy importante determinar que personas se necesitan realmente para la dirección y operación del negocio ya que la nómina de personal puede hacer una diferencia significativa en tu presupuesto. Contrata a la menor cantidad de personas para iniciar y ve creciendo gradualmente. Asesórate con un experto para lanzar una adecuada política de salarios que sea digna pero que a la vez te ayude a mantener a flote el negocio durante los primeros meses que son los más difíciles. Considera el outsourcing como una posibilidad para suplir ciertos puestos temporales o bien para reducir aún más tus costos. Ideal para soporte informático, capacitaciones, servicios de limpieza, etc.
Local Comercial. No todos los negocios requieren un local comercial al inicio así que una alternativa es considerar la posibilidad de iniciar en algún área acondicionada para el efecto en tu casa o en el garage de alguno de tus socios (como lo han hecho muchas grandes empresas de éxito).
Oficinas Virtuales. Considera como una alternativa viable, la posibilidad de utilizar una oficina virtual que hoy en día son muy comunes, prácticas y te libran de la necesidad de invertir en mobiliario y enseres de oficina ya que estas oficinas suelen estar muy bien dotadas con equipo de oficina como teléfonos, fax, Internet, computadoras, salas de conferencias, escritorios, salas de espera, etc. Y además muchas te incluyen servicios secretariales y los costos de renta del local están diluidos entre los diferentes contratantes del servicio.
Evita los Créditos Costosos. Según Robert Kiyosaki, existe deuda buena y deuda mala. Si realmente deseas iniciar tu empresa de forma saludable, debes basarla en deuda buena, es decir créditos negociados con favorables tasas de interés, fundamentados en un plan ejecutivo y un presupuesto de inversión y no realizar prestamos desmedidamente y sin el cuidado de que dichos créditos no se "coman" las ganancias de tu negocio.
Negociar, Negociar y Negociar. Siempre hemos recalcado que es tan importante saber vender como saber comprar y saber cobrar. Y para todas estas actividades se requiere la habilidad de negociación. Así que si quieres mantener una política de liderazgo en costos, debes aprender y enseñar a todos tus colaboradores a mantener siempre una mentalidad de negociación en todo lo que hacen. Habla con tus proveedores, con tus clientes y aún con tus empleados y negocia siempre los mejores beneficios para tu empresa. La clave para esto es el principio de ganar-ganar, del cual hablaremos en otro post.
Asegura Tu Patrimionio. Los seguros - podríamos decir - son un mal necesario. Muchas veces se ven como un costo pero a la larga resultan siendo una inversión. Asegurar vehículos, maquinaria costosa, producto delicado y hasta tu equipo de cómputo es importante pues muchas pequeñas y medianas empresas se debilitan cuando por causa de contingencias son vulneradas al prescindir de sus equipos o productos. Así pues, no esperes a que ocurra un incidente negativo para que consideres la posibilidad de los seguros. Y desde luego no necesitas asegurarlo todo en el primer mes, se puede hacer una estrategia gradual y coordinada para lograrlo. (y no olvides el punto anterior...)
Utiliza Software Libre. La inversión en equipo de cómputo y software suele ser muy onerosa así que puedes considerar la posibilidad de utilizar software libre o gratuito para la implementación de las funciones de tu empresa. Existen excelentes versiones de software de productividad para la PYME que se pueden encontrar en Internet que no tienen costo o cuyas licencias tienen solo un valor significativo y muy accesible en comparación a las licencias de software comercial. Desde luego la desventaja de este software es que tienes aprender un poco más, capacitar a tu personal y adecuarte al uso del mismo, pero estoy seguro que a la larga podrás valorar el ahorro que representa.
Trabaja en Base a Presupuestos. La mejor forma de minimizar los costos de inversión inicial en la empresa es elaborando un presupuesto ya que ello te permitirá priorizar y dar a cada área de la empresa su debida importancia. Así pues, la producción es tan importante como la estrategia de marketing y ventas. Si no hay producto, no habrá nada que vender. Y si no hay vendedores, el producto no llegará a ninguna parte. Por tanto, no se trata de "recortar" gastos desmedidamente sino de un estrategia debidamente pensada y preparada para mantener el balance debido en el negocio.
Capacitación. Invertir en capacitación es importante ya que ello contribuye al mejor aprovechamiento en general de los recursos. Sin embargo, tampoco se requiere que envíes a un curso técnico de aprendizaje de una máquina a tus 4 operadores o que envíes a un curso de ventas a tus 8 vendedores. Debes enviar a uno o dos de ellos y luego retroalimentar la información a los otros manteniendo así un espíritu de equipo con constante aprendizaje. Y al mismo tiempo te ahorras algunos buenos pesos.
Mejora tus Técnicas de Producción. Otra estrategia fundamental para la reducción de costos es la evaluación regular de las técnicas de producción a efecto de mejorar los procesos. Recuerda que las técnicas anticuadas pueden resultar muy costosas a largo plazo. Así pues debes buscar siempre la asesoría necesaria y estar dispuesto al cambio y a implementar siempre las mejoras que se traduzcan en mejores costos y por tanto, mayores utilidades.
Finalmente, recuerda que una empresa grande o pequeña requiere de tu liderazgo para tomar decisiones de frente al cambio y eso es un proceso que comienza con la planificación y permanece a lo largo de todo el tiempo de vida de tu negocio.
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