Cómo llevar el control de tu caja?

por pymedestreza.com

Tienes un negocio, y seguramente tienes una caja donde concentras tu dinero, pero cómo llevas el registro de los movimientos de tu caja?. ¿Tienes dificultades para hacerlo?, ¿no tienes certeza de hacerlo bien?, ¿llevas el control de tu caja como el cajón del que todo entra y todo sale sin ningún control específico?, Ahora te doy algunos tips para hacerlo.
1.-El control de la caja es una de las actividades que de cualquier forma se hace en todos los negocios, y cada quien lo hace de la mejor forma que entiende, que quiere, que le han dicho o simplemente que le funciona, por tanto, aunque es una actividad imprescindible existen muchas formas de hacerlo. Considero que lo más importante es que la forma en que lo hagas tengas un resultado realmente efectivo, que tengas el absoluto control de todos los movimientos, tanto las entradas como las salidas, ya sea dinero en efectivo, documentos o transferencias bancarias, evitando de cualquier forma las “fugas mágicas” que se dan en algunos negocios.
2.- Tus controles de cajas pueden están en un sistema, en un cuaderno, en un archivo, no importa donde, lo importante es tenerlo. Existen en el mercado sistemas de control de cajas, algunos muy sofisticados, especializados y caros, otros lo son menos, pero su uso depende de tus propias necesidades y de tus posibilidades económicas. Mas sin embargo, si el tamaño de tu empresa no te da para comprar un sistema lo puedes hacer en un archivo de Excel, o sencillamente hacer los registros en un cuaderno.
3.- Sin importar donde lo hagas, es imprescindible hacer el registro diario y de forma detallada, entre más detalle tenga tu registro mejor será tu control, ya que contarás con mucha información, tal como las cantidades que vendiste, lo que cobraste, quien fue tu cliente, la forma de pago, las devoluciones y el control del inventario, por el lado de los ingresos; además puedes hacer tus registros agrupados por los conceptos que requieras, por ejemplo por tipo de pago, o por tipo de producto, o por combinaciones, esto es de acuerdo a tus propias necesidades. Y del otro lado también has el registro de todas las salidas, es decir, de todos los gastos del día. Hasta aquí hemos registrado solo las entradas y las salidas, sin embargo, para que el resultado sea real, es menester agregar el saldo monetario con que se inicio en el día, y así al final se puede hacer el saldo real del movimiento financiero del día.
4.- Si cuentas con el control diario, tanto de ingresos como de gastos, al final de mes tendrás todo el detalle del comportamiento del flujo de dinero mensual en tu negocio, y después el anual, y así sucesivamente; podrás contar con mayor información que te permita tomar decisiones de forma constante con base en información real. Entre más positivo sea el resultado será mejor para tu negocio y para ti, ya que quiere decir que tus ingresos son mayores que los gastos. Si no es así quiere decir, que a menos que sea un negocio que está empezando, y si los resultados siguen así, es momento de tomar decisiones, ya sea de bajar gastos, de hacer estrategias para el cambio de las ventas, tener nuevos productos, nuevos mercados, etc.
5.- Hasta aquí hemos concentrado el enfoque en el movimiento de dinero, es decir, las entradas y las salidas diarias, sin embargo para tener el control completo de tu dinero, es importante que éste control sea acompañado de otro registro que se llama, presupuesto de ingreso y de gasto, es decir, el registro de los compromisos que tenemos que cubrir por el lado del gasto, ya sea en el mismo periodo o en algún periodo distinto al resultado del flujo a un periodo específico, y por el lado del ingreso, la meta que se tiene que alcanzar para cubrir la totalidad de los gastos de tu empresa, para después de ello, obtener la tan ansiada ganancia. Hacer el análisis comparativo de ambos registros, es lo que te puede proporcionar un resultado real, ya que estas considerando no solo lo que pasa en el presente, sino la totalidad de tus compromisos a cubrir, te permite además conocer si cuentas con lo suficiente para cubrir los gastos; lo que requieres guardar para cumplir en la fecha que se requiera pagar; o para hacer la reposición de equipos, etc.
6.-Finalmente, un elemento importante en el control del dinero de tu caja, es que separes tus gastos personales de los gastos del negocio, tus gastos personales no pueden incluirse en el negocio, ya que distorsionan los resultados, por tanto, te recomiendo consultar con tu contador, los gastos que si puedes incorporar y son deducibles, y para el resto de tus gastos personales, te recomiendo asignarte un sueldo mensual. Al separar tus gastos de los del negocio te ayuda a ser disciplinado y a no exprimir de mas a tu negocio, porque también es importante, sacar del negocio sólo lo que te puede proporcionar, de otra forma te estás comiendo el negocio, es decir, tu inversión.
En suma, sí cuentas con un control estricto de los ingresos y gastos diarios de tu negocio, será como contar con una radiografía de lo que pasa día a día, no sólo en la caja física, sino en su correspondiente documentación, misma que debiera coincidir, sino es así, algo está pasando, es decir, tienes fugas u omisiones de registros. Hacer tus controles de acuerdo a tus posibilidades y necesidades es lo más adecuado, que estos sean sencillos, accesibles y que tú puedas tener la información al día, es decir, el control esta en tus manos.
Fuente http://pymedestreza.com/663/como-llevar-el-control-de-tu-caja
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