por José Joaquin Herrera Ferreyra
Delegar con eficacia genera innumerables ventajas en la organización, es una habilidad imprescindible para ejercer una dirección eficaz y obtener de nuestros equipos el resultado esperado.
A continuación se presentan seis pasos prácticos para potenciar el compromiso e involucramiento del personal en beneficio de las organizaciones, siendo esto la mejor forma para mejorar el rendimiento en el trabajo y la fidelidad de los empleados.
Paso 1: Prepárese con antelación
Antes de delegar usted debe tener bien clara la tarea
Que espera exactamente
Como debe ser el resultado final
Estar preparado antes de reunirse con su gente le hará sentirse mas seguro
Paso 2: Defina clara y explícitamente cada tarea
Sea explicito
Pida que lo repitan para garantizar que han comprendido lo que se espera de ellos
Asegúrese que la persona ha entendido exactamente lo que usted le pidió
Si es necesario repita varias veces la explicación de la tarea a realizar
Este paso quedara concluido hasta que no exista ninguna duda de la persona que realizara la tarea
Paso 3: Establezca con claridad los plazos en los que se debe finalizar cada tarea
Establezca desde el principio la fecha en la que la tarea debe estar concluida
Asegúrese que la carga de trabajo de la persona que recibe la tarea le permitirá concluirla cuando usted la requiere
Obtenga el compromiso de la persona que recibe la tarea de que esta se concluirá en tiempo
Establezca tiempos realistas
Ofrezca el soporte requerido si los plazos están demasiado apretados
Paso 4: Determine el nivel de autoridad en relación con la tarea
Hacer recomendaciones: Analiza alternativas y propone la mejor opción. Emplear este nivel cuando desea recibir impresiones antes de tomar la decisión.
Informar y poner en marcha: Analizar y escoger la mejor forma de actuar; informarme a mi de porque es la mejor, poner en marcha la opción escogida. Emplear este nivel cuando quiera que alguien le informe antes de emprender ninguna acción, para que pueda interceptar problemas potenciales.
Actuar: Autoridad plena para actuar en relacion con la tarea o e proyecto. Emplear este nivel cuando tenga confianza en las capacidades de la persona y los riesgos son bajos.
Conocimiento y experiencia del empleado
Paso 5: Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario.
Programar estas reuniones con cierta frecuencia al principio, para hacerlas mas esporádicas a medida que la tarea este bajo control.
Revise avances desde el principio para asegurar que la reunión terminara en tiempo
Reuniones periódicas le ayudan a saber si la persona que esta realizando la tarea tiene pleno conocimiento de la misma o se requieren explicaciones adicionales
Este tipo de reuniones generan confianza en la persona que esta haciendo la tarea
Se mantiene en control los tiempos de terminación de la tarea
Paso 6: Convocar una sesión de revisión para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar y lo que se ha aprendido
Este tipo de sesiones establece un proceso de mejora continua
Se fortalece el proceso de aprendizaje el la organización
Se fortalecen los procesos
Se genera sentido de pertenencia en la gente
En resumen lo que un empleado debe tener bien claro al recibir una tarea es:
Resultados esperados al concluir la tarea
Plazo para su finalización
Nivel de autoridad
Controles de evaluación
Si estos cuatro puntos son bien definidos desde el principio, se tienen grandes posibilidades de concluir con éxito la tarea.
Beneficios de delegar
Mayor disponibilidad de tiempo para el que delega
Le ayuda a concentrarse en lo mas importante
Permite que los equipos desarrollen sus capacidades y confianza
Facilita su actuación como “coach” y consejero de sus equipos
Crea oportunidades para manifestar el reconocimiento del trabajo en equipo
Permite documentar claramente el trabajo mal realizado
Asegura resultados exitosos y de calidad
AUTOR JOSE JOAQUIN HERRERA FERREYRA
jherrera56@prodigy.net.mx
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